雇用保険の資格取得届の書き方・期限・被保険者番号を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

従業員を雇用保険に加入させる場合、事業主は雇用保険被保険者資格取得届を、原則として被保険者となった日の属する月の翌月10日までに、事業所の所在地を管轄するハローワークへ提出します。

入社手続きでは健康保険や厚生年金保険の資格取得届も同時に扱うため、提出期限を混同しやすいところです。

また、前職の被保険者番号がわからない、提出期限を過ぎてしまった、どの資料を添付すればよいかわからないといった相談も実務ではよくあります。

この記事では、雇用保険の資格取得届について、誰を対象にするのか、資格取得日はいつになるのか、期限・提出先・書き方・添付書類をどう考えるのかを、実際の入社手続きの流れに沿って整理します。

• 雇用保険の資格取得届を提出する対象者と期限
• 資格取得日や被保険者番号の正しい考え方
• 添付書類が必要になるケースと期限後の対応
• 遡及加入や資格取得後に確認する書類

雇用保険の資格取得届の期限と提出方法

雇用保険の資格取得手続きでは、最初に加入対象者かどうかを確認し、そのうえで資格取得日を決め、期限までに管轄のハローワークへ届出を行います。

書類だけを先に作るのではなく、雇用契約書や労働条件通知書を確認しながら順番に整理すると間違いを防ぎやすくなります。

誰を対象に資格取得届を提出するのか

雇用保険被保険者資格取得届は、採用したすべての従業員について提出するものではありません。

原則として、 1週間の所定労働時間が20時間以上で、31日以上引き続き雇用されることが見込まれる労働者 について提出します。

ここで重要なのは、正社員、パート、アルバイト、契約社員といった呼び方ではなく、実際の雇用条件で判断することです。

たとえばパートでも、週5日・1日5時間の契約であれば週25時間となるため、ほかの条件も満たせば雇用保険の対象になります。

反対に、正社員という名称を使っているからという理由だけで判断するものでもありません。

採用時には、雇用契約書や労働条件通知書を確認し、所定労働時間と契約期間を確認することが基本です。

65歳以上の従業員についても、現在は年齢だけを理由に雇用保険から除外するわけではありません。

加入要件を満たせば高年齢被保険者として資格取得手続きが必要になります。

一方、昼間学生や、労働者性のない法人代表者・役員、一定の同居親族など、適用除外や個別判断が必要になるケースもあります。

特に同居の親族や兼務役員は、一般の従業員と同じように資格取得届を出せばよいとは限らず、実際の勤務状況や指揮命令関係などの確認が必要です。

なお、雇用保険の加入条件そのものを詳しく確認したい場合は、 雇用保険の加入条件と給付を整理した記事 も参考にしてください。

当初は週20時間未満だった従業員が契約変更によって週20時間以上になるなど、採用後に初めて加入要件を満たすこともあります。

この場合は入社日にさかのぼるのではなく、 加入要件を満たすことになった時点 から資格取得を検討します。

雇用保険の資格取得日はいつになるのか

雇用保険の資格取得日は、原則として 雇用関係に入った日 です。

一般的な新規採用であれば、雇用契約上の入社日と考えるとわかりやすいでしょう。

試用期間を設けている会社では、「正式採用になった日から雇用保険に入ればよいのではないか」と考えてしまうことがあります。

しかし、試用期間も会社との雇用関係が成立している期間です。

最初から雇用保険の加入要件を満たしているのであれば、通常は試用期間の開始日を含めて判断します。

採用時によく確認するのは、雇用契約書に書かれている入社日と、実際に勤務を開始した日が一致しているかという点です。

会社側の事務処理の都合だけで、資格取得日を後ろへずらすことはできません。

一方、入社した時点では週所定労働時間が20時間未満だった従業員が、途中で契約を変更して週20時間以上になった場合には、原則としてその変更によって被保険者要件を満たした日が資格取得日になります。

31日以上の雇用見込みについても同様です。

当初は短期間だけ働く予定だったものの、その後契約が変更されて31日以上雇用されることが見込まれる状態になった場合には、その時点で資格取得の要否を確認します。

実務では、資格取得日を間違えると、雇用保険料の計算だけでなく、その後の被保険者期間や失業給付などにも影響する可能性があります。

入社日を機械的に入力するのではなく、 その従業員がいつから加入要件を満たしたのか という視点で確認してください。

資格取得届の提出期限は翌月10日まで

雇用保険被保険者資格取得届の提出期限は、 被保険者となった日の属する月の翌月10日まで です。

たとえば、4月1日に入社した場合も4月15日に入社した場合も、4月30日に入社した場合も、資格取得日が4月中であれば原則として提出期限は5月10日になります。

10日が土曜日・日曜日・祝日などで行政機関の閉庁日に当たる場合には、原則として次の開庁日を確認して対応します。

ここは社会保険の入社手続きと混同しやすいポイントです。

健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届は原則として事実発生から5日以内であるのに対し、雇用保険は翌月10日までとなっています。

実務では、雇用保険だけ翌月10日まで待つメリットはあまりありません。

私は入社手続きを整理するとき、社会保険の資格取得手続きと合わせて早い段階で処理する運用をおすすめしています。

期限そのものは翌月10日でも、担当者が後回しにすると、ほかの入社や給与計算と重なって提出漏れにつながります。

入社情報がそろった時点で処理する という社内ルールにしておく方が安全です。

提出先と電子申請などの提出方法

雇用保険被保険者資格取得届の提出先は、 従業員の住所地ではなく、雇用保険の適用事業所を管轄するハローワーク です。

本社だけで雇用保険の適用を受けている会社であれば本社所在地を管轄するハローワークになりますが、支店や営業所がそれぞれ独立した適用事業所となっている場合には、その事業所を管轄するハローワークへ提出します。

従業員が盛岡市に住んでいても、勤務する適用事業所が別の地域にあれば、従業員の住所を基準に提出先を決めるわけではありません。

複数拠点がある会社では特に注意してください。

提出方法は、主に次の方法があります。

• ハローワーク窓口への持参
• 郵送
• e-Govなどを利用した電子申請

郵送する場合は、提出した事実や到達状況を後から確認できるよう、特定記録や簡易書留など記録が残る方法を検討するとよいでしょう。

交付書類の返送が必要な場合には、管轄ハローワークの案内を確認したうえで返信用封筒などを準備します。

電子申請なら複数人の手続きも効率化できる

資格取得届は電子申請にも対応しています。

特に毎月複数人の入退社がある会社では、紙で1人ずつ作成するよりも電子申請へ移行した方が管理しやすくなるケースがあります。

GビズIDプライムやGビズIDメンバーを利用できる手続きでは、一定の条件のもとで電子証明書を別途準備せずに申請できる仕組みもあります。

複数人をまとめて処理する場合にはCSV形式による届出が利用できる場面もあります。

また、資本金・出資金等が1億円を超える法人、相互会社、投資法人、特定目的会社など、一定の法人については、雇用保険被保険者資格取得届を含む一部手続きで電子申請が義務となる場合があります。

電子申請の具体的な準備やGビズIDの考え方については、 GビズIDから電子申請までの流れを整理した記事 も参考になります。

なお、システムの利用方法や対象手続きは変更される可能性があります。

最新の利用環境については、 e-Gov電子申請の利用準備 で確認してください。

雇用保険の資格取得届の書き方と記入項目

雇用保険被保険者資格取得届は様式第2号を使用します。

書類を見ると記載欄が多いため難しく感じるかもしれませんが、採用時に雇用契約書や本人情報を整理していれば、必要な情報の多くは確認できます。

主な記載事項は次のとおりです。

特に注意したいのが、 個人番号、被保険者番号、資格取得年月日、1週間の所定労働時間、契約期間 です。

マイナンバーは資格取得届の記載項目になっています。

会社は番号を収集するだけでなく、本人確認や安全管理など、マイナンバーを取り扱うためのルールに従って管理しなければなりません。

賃金欄については、時間給や日給の従業員だからといって時給単価や日給単価だけを書くわけではなく、届書の記載方法に従って月額換算した金額を確認します。

また、契約期間や週所定労働時間は単なる参考情報ではありません。

資格取得時点の労働条件を示す重要な情報です。

採用時によく確認しますが、雇用契約書と資格取得届で数字が違っている会社もあります。

雇用保険の資格取得届で迷う実務対応

通常の新規採用で期限内に提出するだけであれば、資格取得手続きはそれほど複雑ではありません。

実務で迷いやすいのは、前職の被保険者番号がわからない場合、期限を過ぎた場合、同居親族や兼務役員など通常とは異なるケースです。

ここからは、担当者から相談を受けることの多い場面を中心に整理します。

被保険者番号がわからない場合の対応

雇用保険の被保険者番号は、会社ごとに新しい番号を発行するものではありません。

原則として 一人につき一つの番号を転職後も引き継いで使用します。

初めて雇用保険へ加入する新卒者などであれば、新規取得として手続きを行い、新しい被保険者番号が付与されます。

一方、過去に別の会社で雇用保険へ加入していた人については、以前使用していた被保険者番号を確認して資格取得届へ反映します。

本人が番号を覚えていることはほとんどありませんので、まずは次の書類を確認します。

• 雇用保険被保険者証
• 前職の離職票
• 資格喪失確認通知書など被保険者番号が確認できる書類

雇用保険被保険者証の見方や再発行については、 雇用保険被保険者証の確認方法を整理した記事 で詳しく解説しています。

問題になるのは、本人が被保険者証を紛失し、ほかの書類も手元にない場合です。

この場合、過去に加入歴がある可能性を無視して新規取得として処理するのは避けた方がよいでしょう。

資格取得届の備考欄などに前職の会社名や職歴を記載したり、履歴書など職歴を確認できる資料を添付したりすることで、ハローワーク側で過去の被保険者記録を確認してもらえる場合があります。

婚姻などで氏名が変わっている場合には、旧姓時代の加入記録と照合する必要が生じることもあります。

氏名、生年月日、前職の会社名、勤務時期など、照合に使える情報をできるだけそろえておくと手続きが進めやすくなります。

資格取得届に添付書類が必要なケース

通常の資格取得届を提出期限内に提出する場合、一般的には添付書類なしで手続きできるケースが多くなっています。

ただし、資格取得年月日や労働者性などについて確認が必要な場合には、追加資料を求められることがあります。

代表的なのは次のようなケースです。

• 提出期限を過ぎて資格取得届を提出する場合
• 被保険者番号が不明で過去の加入歴を確認する場合
• 資格取得日を遡って届け出る場合
• 同居の親族について加入手続きをする場合
• 取締役など兼務役員について加入手続きをする場合
• 事業所として最初の資格取得手続きを行う場合

提出期限を過ぎている場合には、実際にいつから勤務していたのか、どのような条件で雇用されていたのかを確認するため、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、タイムカード、雇用契約書、労働条件通知書などが必要になることがあります。

同居親族や兼務役員は通常の従業員と分けて考える

事業主と同居する親族や法人の役員は、形式上給与を支払っているだけでは雇用保険の被保険者になるとは限りません。

同居親族であれば、ほかの従業員と同様に指揮命令を受けて働いているか、勤務時間や賃金の管理が一般従業員と同様に行われているかなど、労働者としての実態を確認する必要があります。

兼務役員についても、役員としての経営者的立場と労働者としての立場が併存しているため、勤務実態や報酬の区分などを確認する資料が必要になることがあります。

資格取得届の期限を過ぎた場合の手続き

翌月10日の期限を過ぎてしまっても、資格取得届そのものが提出できなくなるわけではありません。

期限を過ぎたことに気づいたら、そのままにせず速やかに手続きを進めることが重要です。

期限後の届出では、通常の資格取得届だけではなく、実際に資格取得日から雇用されていたことを確認するための資料を求められる場合があります。

たとえば、次のような資料です。

• 雇用契約書や労働条件通知書
• 労働者名簿
• 出勤簿やタイムカード
• 賃金台帳
• 給与明細など賃金支払いを確認できる資料

必要になる資料の範囲は、数日の遅れなのか、数か月・数年単位の加入漏れなのかによっても変わります。

管轄ハローワークによって確認方法が異なる場合もあるため、長期間の遅れであれば事前に必要書類を確認しておくのが安全です。

加入漏れが長期間続いている場合には、雇用保険料の精算も問題になります。

過去に従業員負担分を給与から控除していたのか、会社側でも保険料を申告していたのかなどによって確認事項が増えます。

特に退職予定の従業員について加入漏れが判明した場合には注意が必要です。

資格取得記録が整っていなければ、その後の資格喪失手続きや離職に関する手続きにも影響します。

「期限を過ぎたので、次の手続きまで待とう」と考えるのではなく、判明した時点で管轄ハローワークへ相談し、必要な資料をそろえて是正することが実務上は重要です。

雇用保険を遡及加入するときの注意点

雇用保険の加入漏れが後から判明した場合には、一定の範囲で資格取得日を遡って加入手続きを行うことがあります。

原則的には、確認が行われる日から 2年前まで遡って手続きできる という考え方になります。

ただし、ここで実務上とても重要な例外があります。

事業主が雇用保険の資格取得届を提出していなかった場合でも、従業員の賃金から雇用保険料を控除していた事実が確認できる場合には、一定の要件のもとで2年を超える期間について遡って確認できる制度があります。

2年を超える期間について手続きを行う場合には、給与明細書、賃金台帳、源泉徴収簿など、雇用保険料を控除していたことを確認できる資料が重要になります。

実際によくある相談ですが、「昔のことだから資料は捨ててしまった」という会社もあります。

ところが、2年を超えて遡れるかどうかは、当時の保険料控除を客観的に確認できるかが大きなポイントになります。

古い給与明細や賃金台帳が残っているのであれば、処分する前に確認する価値があります。

また、遡及加入をした場合には、資格記録を直すだけで終わるとは限りません。

過去の雇用保険料について会社側の申告や納付を修正する必要が生じることがあります。

加入漏れが数年単位になっている場合は、資格取得届だけを単独で考えず、過去の賃金台帳、給与明細、労働保険料の申告状況などを整理したうえでハローワークへ相談してください。

資格取得等確認通知書と被保険者証の扱い

資格取得届を提出し、ハローワークで資格取得が確認されると、資格取得等確認通知書や雇用保険被保険者証などが交付されます。

資格取得届は「提出して終わり」ではありません。

交付された書類を確認し、会社で保管するものと従業員本人へ渡すものを分けるところまでが入社手続きです。

主に確認する書類は次のとおりです。

被保険者証には被保険者番号などが記載されており、その後転職したときに次の会社で資格取得手続きをする際にも利用されます。

会社によっては、紛失防止を理由に雇用保険被保険者証を会社でまとめて保管していることがあります。

実務上そのような運用をしている会社もありますが、少なくとも従業員が退職するときには本人が必要な書類を受け取れるよう、管理方法を明確にしておく必要があります。

私は入社手続きの運用を確認するとき、資格取得届を出したかだけではなく、 交付書類を誰が、いつ、どこへ保管するか まで確認するようにしています。

従業員本人の立場からも、資格取得等確認通知書を受け取ることは、自分について雇用保険の加入手続きが行われたことを確認する一つの方法になります。

雇用保険の資格取得届は早めに確認

雇用保険の資格取得届は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までに、事業所を管轄するハローワークへ提出するのが基本です。

手続き自体は複雑ではありませんが、実務では「対象者の判定」「資格取得日」「被保険者番号」「提出期限」のいずれかで間違いが起こりやすくなります。

特に被保険者番号がわからない場合には、安易に新しい番号を取得するのではなく、前職の会社名や職歴がわかる資料を準備して過去の加入記録を確認することが大切です。

また、提出期限を過ぎていたとしても、放置する方が問題は大きくなります。

賃金台帳、出勤簿、雇用契約書など必要な資料を整理し、できるだけ早く管轄ハローワークへ相談してください。

加入漏れが長期間に及んでいる場合でも、雇用保険料を給与から控除していたことが確認できれば、2年を超えて遡及できる可能性があります。

昔の給与明細や賃金台帳が残っているかも確認しましょう。

なお、雇用保険制度や電子申請の取扱いは法改正や運用変更によって変わる可能性があります。

最新の制度については、 厚生労働省の雇用保険制度に関する案内 も確認してください。