休職命令書の書き方と発令手順・記載事項を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

休職命令書とは、私傷病などによって就業させることが適当でない従業員に対し、会社が就業規則に基づいて休職を命じ、その開始日や期間、休職中の取扱いなどを本人へ明確に伝えるための書面です。

特にメンタルヘルス不調では、本人が働く意思を示していても、診断書の内容や実際の勤務状況から会社として就業を続けさせてよいのか判断に迷うことがあります。

このような場面では、単に口頭で休むよう伝えるのではなく、就業規則の根拠、診断書、必要に応じた産業医等の意見を確認したうえで、休職命令書を交付する流れを整えることが重要です。

この記事では、休職命令を出せる条件から具体的な手順、休職命令書に記載しておきたい事項、本人が拒否した場合の対応、無効や違法と争われるリスクまで、会社の人事・労務担当者が実務で確認しやすいように整理します。

• 休職命令を出すための根拠と手順
• 休職命令書に記載しておきたい事項
• 診断書や産業医の意見を確認する方法
• 休職拒否や無効リスクへの実務対応

休職命令書とは？発令の根拠と手順

休職命令書を作成する前に確認したいのは、そもそも会社がその従業員に休職を命じる根拠があるかどうかです。

私傷病休職は、法律ですべての会社に一律の内容が定められている制度ではありません。

基本的には、会社が就業規則や休職規程で休職事由、期間、賃金、復職条件などを定め、そのルールに沿って運用します。

実務では、 就業規則の根拠確認、休職事由への該当確認、診断書等による健康状態の確認、休職命令書の交付 という順序で整理すると判断しやすくなります。

書面だけを先に作るのではなく、発令に至るまでの判断過程を整えておくことが大切です。

休職命令はどんな場合に出せる？

休職命令を出せる場面は、まず自社の就業規則にどのような休職事由が定められているかによって決まります。

代表的なのは、業務外の病気やけがによって一定期間欠勤が続き、今後も通常勤務が難しいと判断される場合です。

たとえば、メンタルヘルス不調によって欠勤が続き、主治医から「一定期間の自宅療養を要する」とする診断書が提出されたケースです。

この場合、就業規則に私傷病休職の規定があり、その要件を満たしていれば、会社が正式に休職を命じることを検討します。

一方で、欠勤日数だけで機械的に判断するのはおすすめできません。

従業員が出勤を続けていても、業務遂行が著しく困難になっている場合や、健康状態から通常勤務を続けさせることに安全上の懸念がある場合もあります。

「病気だから休職」ではなく、「就業規則上の休職事由に該当しているから休職」という順序で考えることがポイントです。

休職制度全体の考え方については、 休職とは何か制度の基本と注意点 でも詳しく整理しています。

就業規則の休職規定を確認する

休職命令を検討するときに最初に確認するのが就業規則です。

私傷病休職について法律上全国一律の開始時期や期間が決められているわけではないため、会社が実際にどのような制度を定めているかが重要になります。

特に確認したいのは、休職事由だけではありません。

休職開始の条件、休職期間、期間の起算日、賃金、診断書の提出、復職条件、休職期間満了時の取扱い まで一体として確認してください。

実際によくあるのが、「休職期間は6か月」とだけ書かれていて、いつから6か月を数えるのか、欠勤期間を含めるのか、復職できなかった場合にどうなるのかが明確でない規程です。

こうした状態では、休職命令書を作ろうとした段階で会社側も判断に迷います。

また、就業規則に休職制度そのものがない会社では、休職期間満了による自然退職などを当然に適用できるとは限りません。

休職制度がない場合の考え方については、 休職制度がない会社は違法？

社労士が実務で解説も参考にしてください。

休職命令書は会社の意思を記載する書面ですが、書面を作れば根拠が生まれるわけではありません。

先に就業規則という根拠があり、その規定に従った結果を書面化する という関係を意識してください。

診断書を求める際のポイント

私傷病を理由として休職を命じる場合、従業員の健康状態を客観的に確認する資料として診断書が重要になります。

特に「本人は働けると言っているが、会社として勤務を続けさせることに不安がある」というケースでは、会社だけの主観で判断しないことが大切です。

診断書の提出については、就業規則や休職規程に「会社は休職の要否を判断するため医師の診断書の提出を求めることができる」といった根拠を設けておくと運用しやすくなります。

診断書で確認したいのは、病名そのものだけではありません。

実務では、 療養の必要性、療養を要する見込み期間、現在の就労可否、就業上必要な配慮 といった情報が重要です。

診断書の費用を会社と本人のどちらが負担するかについて、一律の取扱いが決まっているわけではありません。

会社の規程や、誰のためにどのような資料を求めるのかを踏まえて決め、できればあらかじめルールを明確にしておきましょう。

また、「診断書を明日までに提出してください」と一方的に期限だけ設定すると、医療機関の予約状況や発行日数の問題で本人が対応できないことがあります。

受診済みで診断書の発行待ちである場合などの取扱いも決めておくと実務が安定します。

診断書の提出や記載内容について詳しく確認したい場合は、 休職診断書は必要？

もらい方・提出・復職まで実務で確認で詳しく解説しています。

産業医の意見を踏まえて判断する

主治医の診断書が提出されたとしても、会社としての就業可否を考える際には、その診断書だけでは判断できないことがあります。

主治医は患者本人の症状や治療状況を把握していますが、その従業員が実際にどのような業務を担当し、どの程度の負荷がかかる仕事をしているのかまで詳細に把握しているとは限らないためです。

そのため、産業医を選任している事業場では、必要に応じて産業医面談を行い、本人の健康状態だけでなく、勤務時間、仕事内容、残業、夜勤、運転業務、安全上のリスクなども踏まえた意見を確認します。

たとえば主治医の診断書に「就労可能」と書かれていたとしても、長時間勤務や高い集中力を必要とする業務まで直ちに問題なくできることを意味するとは限りません。

反対に、会社が漠然と「まだ危ない気がする」と考えているだけで、休職を長期間継続させることも適切とはいえません。

実務では、本人の同意を得たうえで必要な情報を整理し、主治医の医学的な判断と、産業医等による職場環境を踏まえた意見を組み合わせて判断していくことが重要です。

産業医がいない会社でも、会社の主観だけで結論を出すのではなく、必要に応じて医師等の専門的な意見を確認できる体制を検討してください。

特にメンタルヘルス不調では、休職開始から復職までの判断基準をあらかじめ社内で整備しておくことがトラブル予防につながります。

休職命令を本人が拒否した場合

会社から休職を命じたところ、本人から「私は働けます」「休職には同意しません」と言われることがあります。

実際によくある相談です。

休職が本人からの申請によってのみ始まる制度として設計されているのであれば別ですが、就業規則に会社が休職を命じることができる旨が定められ、休職事由に該当しているのであれば、本人が同意しないという理由だけで直ちに休職命令ができなくなるわけではありません。

ただし、ここで重要なのは、 本人の同意が不要であることと、会社が自由に休職させられることは全く別 だという点です。

本人が働けると主張している場合は、なぜ会社が就労困難と判断しているのかを整理してください。

欠勤状況、勤務中の具体的な問題、診断書、業務内容、医師等の意見など、客観的な材料を積み重ねる必要があります。

たとえば、主治医も就労可能としており、実際の勤務にも特段の支障がないにもかかわらず、会社が人間関係上の理由などから一方的に休職扱いにすると、休職命令の有効性が争われる可能性があります。

本人と意見が対立した場合ほど、面談内容、診断書、産業医等の意見、会社が判断した理由、本人への説明内容を記録しておくことが重要です。

後から経緯を説明できる状態にしておくことが、会社と本人の双方にとって大切です。

休職命令書の記載事項と注意点

休職を命じることが決まったら、その内容を休職命令書として本人へ明確に通知します。

実務では、単に「○月○日から休職とする」と書くだけでは不十分です。

いつからいつまで休職するのか、休職中の給与や社会保険料はどうなるのか、本人は何をすればよいのか、復職するためにどのような手続きが必要なのか まで記載しておくことで、休職中の認識違いを減らせます。

休職期間と満了日を明記する

休職命令書で特に重要なのが、休職開始日と休職期間満了日です。

「本日から3か月間休職とする」といった書き方だけでは、どの日を起算日としていつ満了するのか、後から認識が食い違う可能性があります。

そのため、 「休職期間は○年○月○日から○年○月○日までとする」 というように、具体的な日付を記載することをおすすめします。

また、休職期間は診断書に記載された療養期間だけで決めるものではありません。

医師が「2か月の療養を要する」としていても、自社の就業規則でどのような休職期間が設定されているのかを確認する必要があります。

休職命令書の基本的な記載例

これはあくまで考え方を示す記載例です。

そのままコピーするのではなく、自社の就業規則と実際の事案に合わせて調整してください。

また、命令書を本人へ交付した日と交付方法も記録しておきます。

本人が出社できない場合は郵送することも考えられますが、後から「受け取っていない」という問題にならないよう、送付記録を残せる方法も検討しましょう。

賃金や社会保険料の扱いを書く

休職期間中のお金の取扱いは、本人にとって非常に重要です。

会社側では当然の取扱いだと思っていても、本人が同じ認識とは限りません。

私傷病休職では、就業規則で休職中を無給としている会社が多くあります。

労務の提供がない期間について賃金を支給しないという考え方ですが、 実際の取扱いは必ず自社の就業規則や賃金規程を確認してください。

また、休職して給与が支給されなくなっても、健康保険や厚生年金保険の被保険者資格が継続している場合には、社会保険料の負担も原則として続きます。

給与から控除できない場合には、本人負担分をどのように会社へ支払ってもらうかを決める必要があります。

毎月会社指定口座へ振り込んでもらうのか、別の方法で徴収するのか、振込期限をいつにするのかまで案内しておくとよいでしょう。

住民税についても、休職によって給与がなくなったからといって直ちに負担そのものがなくなるわけではありません。

実際の徴収方法は会社の給与支給状況や自治体での手続き等によって変わるため、人事・給与担当者と連携して本人へ案内してください。

業務外の病気やけがで働くことができず、給与を受けられない場合などには、健康保険の傷病手当金の対象となる可能性があります。

ただし、支給要件は個別に確認する必要があります。

社会保険や傷病手当金などの制度は改正される可能性があります。

正確な情報は公式サイトをご確認ください 。

休職中の遵守事項を定める

休職命令書には、休職期間中に本人に守ってもらいたい事項も記載しておくと実務が安定します。

特に私傷病休職の場合は、単に会社へ出勤しない期間ではなく、療養して復職を目指すための期間として制度を設計している会社が多いでしょう。

代表的なのは、療養への専念、定期的な状況報告、住所や連絡先が変わった場合の届出、会社から必要な連絡を行う際の方法などです。

メンタルヘルス不調の場合には、会社から頻繁に連絡することで本人の負担になることもあります。

その一方で、数か月間まったく連絡を取らない状態にすると、復職時期が近づいてから状況を把握できない問題も生じます。

そのため、「毎週必ず電話する」と画一的に決めるより、 月に1回程度など一定の連絡時期をあらかじめ決め、必要に応じて本人の状態に合わせて調整する という考え方が実務では扱いやすいです。

休職中の副業や他社での勤務についても、自社の就業規則との整合性を確認してください。

療養のために休職している従業員が別の会社では通常勤務していたとなれば、休職事由そのものについて確認が必要になる場合があります。

会社として必要なのは、従業員を監視することではありません。

療養状況を適切に確認し、復職判断へつなげるための連絡ルールをあらかじめ明確にすることです。

復職手続きと満了時の扱いを書く

休職命令を出す段階で、復職の手続きまで本人へ案内しておくことをおすすめします。

休職期間の終わりになってから「復職したいのですが、何を提出すればよいですか」と確認する状態では、復職判定の日程が間に合わなくなることがあります。

たとえば、復職を希望する場合には、休職期間満了日の一定期間前までに会社へ申し出てもらい、主治医の診断書を提出してもらうという流れが考えられます。

その後、必要に応じて産業医等との面談を行い、実際の業務内容を踏まえて会社が復職可能かどうかを判断します。

厚生労働省の職場復帰支援に関する考え方でも、主治医による職場復帰可能の判断だけで手続きを終了させるのではなく、職場で必要となる情報を確認し、復職可否の判断や職場復帰支援の内容を整理していく流れが示されています。

特に重要なのが、休職期間満了時の取扱いです。

就業規則で「休職期間満了時までに休職事由が消滅せず復職できない場合は退職とする」といった自然退職の規定を設けている会社もあります。

ただし、自然退職となるか、休職期間を延長するか、解雇の問題になるかは、就業規則の内容と個別事情によって異なります。

休職命令書だけで退職の効果を新たに作ることはできません。

休職開始時に満了日と満了時の取扱いを説明しておくことが、後のトラブルを防ぐ重要なポイントです。

休職命令が無効・違法となるケース

休職命令は、会社が就業規則に休職制度を設けているからといって、どのような場面でも自由に出せるものではありません。

発令の根拠や必要性が乏しい場合には、休職命令の有効性が争われる可能性があります。

特に注意したいのは、就業規則で定めている休職事由に本人が該当していないケースです。

たとえば、「業務外の傷病により勤務できない者」を対象とする規定しかないのに、単に上司との関係が悪いという理由で休職させることは、規定の適用として問題になります。

また、本人が就労可能であることを示す医学的な資料があり、実際の勤務にも大きな問題がないにもかかわらず、十分な検討をせず会社が就労を拒否した場合には、休職命令の有効性だけでなく、その期間の賃金をめぐる問題が生じる可能性もあります。

特に避けたいのが、休職制度を事実上の退職勧奨や人員整理の手段として使用することです。

「扱いづらい従業員だから休職させる」「復職させたくないので判定基準を厳しくする」といった運用は、本来の休職制度の目的から外れます。

休職命令の適法性や賃金支払義務、休職期間満了時の退職の有効性などは、就業規則の文言だけではなく、それまでの経緯や医学的資料、会社の対応などによって判断が変わる可能性があります。

最終的な判断は専門家にご相談ください 。

特に本人と会社の見解が対立しているケースでは、休職命令書を出す前の段階で確認することをおすすめします。

休職辞令や休職通知書との違い

休職に関する書面には、休職命令書だけでなく、休職辞令、休職通知書といった名称が使われることがあります。

「どの名称でなければ有効にならないのか」と迷うことがありますが、重要なのは名称そのものではなく書面の内容です。

会社が就業規則に基づいて休職を命じ、その内容を本人へ通知するのであれば、休職命令書でも休職辞令でも、実務上の役割は大きく変わりません。

中小企業では、「命令」という言葉が強く感じられるため、休職通知書という名称にしている会社もあります。

それ自体に問題があるわけではありません。

むしろ確認したいのは、 休職開始日、満了日、根拠条文、休職中の取扱い、復職手続きなど必要な事項が明確に記載されているか です。

また、就業規則では「休職を命ずる」と定めているのに、社内では「休職願を出させれば本人申請なのでよい」といった運用になっているケースがあります。

本人の申請による休職なのか、会社の命令による休職なのかは、後のトラブルを避けるためにも整理しておきましょう。

休職命令書は根拠と手続きを明確に

休職命令書を作成するときに最も大切なのは、きれいなひな形を用意することではありません。

就業規則上の根拠があり、その従業員が休職事由に該当し、必要な確認手続きを経たうえで休職を発令していること です。

実務では、まず就業規則の該当条文を確認し、欠勤日数や勤務状況を整理します。

私傷病であれば診断書を確認し、必要に応じて産業医等の意見も踏まえて休職の要否を判断します。

そのうえで休職命令書を作成し、本人へ交付します。

休職命令書には、少なくとも対象者、発令日、休職開始日、休職期間と満了日、就業規則の根拠条文、休職事由、賃金、社会保険料等の取扱い、休職中の遵守事項、復職手続き、期間満了時の取扱いを記載しておきたいところです。

私が休職規程を確認するときも、「休職期間が何か月あるか」だけを見ることはありません。

休職開始の条件、診断書の扱い、休職中の連絡、復職判定、再休職、期間満了時の取扱いまで一連の流れとして確認します。

休職制度は、会社にとっても従業員にとっても重要な制度です。

だからこそ、本人の体調に配慮しながらも、会社として必要な判断や手続きを曖昧にしないことが大切です。

休職命令書は単なる通知文ではなく、会社と本人の認識をそろえるための重要な労務管理書類です。

ひな形をそのまま使用するのではなく、自社の就業規則と個別の事案に合わせて内容を調整してください。

法令や社会保険制度、行政の取扱いは変更される可能性があります。

正確な情報は公式サイトをご確認ください。

また、休職命令の有効性や復職・退職まで含めて判断が難しいケースでは、最終的な判断は専門家にご相談ください。