休職診断書は必要？もらい方・提出・復職まで実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

休職するときに診断書が必要かどうかは、法律で全国一律に決まっているわけではありません。

実際には、勤務先の就業規則や休職規程で診断書の提出が必要とされているかを確認することが基本です。

体調不良やメンタルヘルス不調で仕事を続けることが難しくなると、診断書をどこでもらえばよいのか、何を書いてもらうのか、会社へいつ提出するのかまで一度に考えなければなりません。

会社側も、診断書を受け取ったあとに休職期間をどう決めるのか、産業医との面談を行うのか、復職時に何を確認するのかという実務判断が必要になります。

この記事では、休職診断書を受け取るところから会社への提出、休職期間の決定、延長、復職までを一連の流れとして整理します。

従業員本人だけでなく、人事・労務担当者にも押さえていただきたいポイントを実務目線で解説します。

• 休職するときに診断書が必要となる考え方
• 診断書のもらい方や記載内容、費用の目安
• 会社への提出方法と休職期間の決め方
• 休職延長や産業医面談、復職時の手続き

休職診断書の必要性ともらい方

まず確認したいのは、休職診断書がどのような位置づけの書類なのかという点です。

診断書そのものが休職を自動的に成立させるわけではありませんが、私傷病によって働くことが難しい状態を会社が確認し、休職を判断するうえでは重要な資料になります。

ここでは、診断書が必要となる場面から受診、記載内容、費用、休職期間との関係まで順番に確認します。

休職に診断書は必ず必要なのか

結論からいうと、 休職するときに診断書を提出しなければならないという法律上の一律のルールはありません。

そもそも私傷病休職は、労働基準法などによってすべての会社に設置が義務づけられた制度ではなく、会社が就業規則などで独自に設けている制度だからです。

そのため、休職できる条件、休職できる期間、申請方法、診断書が必要かどうかも、基本的には会社ごとの就業規則によって異なります。

休職制度そのものについて整理したい場合は、 休職とは何か制度の基本と注意点 も参考にしてください。

実務では、「私傷病による欠勤が一定期間続いた場合」や「従業員が私傷病休職を申し出る場合」に、医師の診断書を提出するよう就業規則で定めている会社が多くあります。

このような規定がある場合には、従業員は原則として会社のルールに従って診断書を提出することになります。

ただし、医師が就労困難と判断しているにもかかわらず、会社が診断書を無視して無理に勤務を続けさせてよいという意味ではありません。

会社には従業員の健康状態に配慮した労務管理が求められるため、診断書が提出された場合には内容を確認し、必要に応じて業務軽減や休職、産業医への相談などを検討することが重要です。

従業員側から見れば、まず就業規則や人事担当者への確認が必要です。

会社側から見れば、「診断書を提出してください」とその都度対応するだけではなく、誰が、どのような場合に、いつまでに、どこへ提出するのかを休職規程で明確にしておくことが実務上のポイントです。

休職診断書をもらうまでの流れ

休職診断書は、基本的には医療機関を受診し、医師に現在の症状や仕事の状況を相談したうえで作成してもらいます。

本人が休職したいと希望すれば必ず発行される書類ではなく、診察の結果、医師が療養や就労制限が必要だと判断した場合に作成されます。

たとえばメンタルヘルス不調であれば、心療内科や精神科などを受診することが考えられます。

身体的な病気やけがであれば、その症状に応じた診療科を受診します。

受診時には、単に「診断書を書いてください」と伝えるだけではなく、 現在の症状によって仕事の何が難しくなっているのか を医師へ具体的に伝えることが大切です。

• いつ頃から症状が続いているのか
• 出勤すること自体が難しいのか
• 集中力や判断力が低下しているのか
• 残業や夜勤など特定の勤務が難しいのか
• 会社から診断書の提出を求められているのか

こうした情報は、医師が就労可能か、一定期間の療養が必要かを判断する材料になります。

特に主治医は本人の仕事内容を詳しく知らないことも多いため、仕事内容や勤務時間、身体的・精神的な負担について具体的に説明しておくと、会社側も診断書の内容を実務に反映しやすくなります。

メンタル不調の場合には、初診予約が取りにくいこともあります。

すでに出勤が難しい状態であれば、診断書が完成するまで一人で抱え込まず、まず会社へ体調不良と受診予定を伝えておくことが大切です。

診断書に記載される内容とは

休職のために提出する診断書には、一般的に、現在の病状や療養の必要性、必要と考えられる療養期間などが記載されます。

ただし、診断書の書式は医療機関によって異なるため、すべての診断書に同じ項目が記載されるわけではありません。

たとえば、「○年○月○日から約3か月間の自宅療養を要する」といった形で期間が示されることがあります。

復職に近い段階では、「残業を避けること」「短時間勤務から開始すること」など、就業上の配慮について意見が記載される場合もあります。

ここで会社側に注意していただきたいのが、 診断書に必要以上の医療情報を求めないこと です。

病名や治療内容などは重要な個人情報です。

労務管理上必要なのは、詳細な医学的情報をすべて把握することではなく、「勤務できるのか」「休養が必要なのか」「どの程度の期間か」「どのような配慮が必要なのか」という情報です。

実務では、診断書を受け取った人事担当者が「病名だけを見て判断してしまう」ケースがあります。

しかし、同じ病名でも症状や担当業務によって就業への影響は異なります。

病名だけではなく、就労可能性と必要な配慮を見ることがポイントです。

診断書の発行費用と日数の目安

診断書の発行には、通常、診察費とは別に文書料がかかります。

診断書の文書料は健康保険が適用されない自由料金として扱われることが一般的で、金額は医療機関によって異なります。

休職に使う一般的な診断書であれば、 3,000円から10,000円程度 となる医療機関もありますが、これはあくまで一般的な目安です。

会社指定の様式や詳細な主治医意見書などでは、異なる料金が設定されている場合があります。

実際の費用は受診する医療機関へ事前に確認してください。

診断書を複数回更新する場合には、その都度文書料が必要になることもあります。

発行までの日数も医療機関によって異なります。

診察時点で療養の必要性が明確であれば、その日のうちに診断書を発行してもらえる場合があります。

一方で、検査結果を確認する必要がある場合や、一定期間の経過を見る必要がある場合には、後日の発行となることもあります。

会社側も、「明日までに診断書を出してください」と一律に期限を設定すると、予約状況などによって本人が対応できないことがあります。

提出期限を定める場合には、受診済みで発行待ちの場合の取扱いや、後日提出を認める場合の手続きも決めておくと運用しやすくなります。

病名や休職期間は誰が決めるのか

病名を診断するのは医師ですが、 診断書に書かれた療養期間と会社の休職期間は必ずしも同じものではありません。

ここは従業員本人にも会社側にも誤解が生じやすいポイントです。

たとえば、医師が「3か月間の療養を要する」と診断した場合、これは医学的な観点から3か月程度の休養が必要だという意見です。

一方、会社の休職制度では「勤続1年以上3年未満は休職期間3か月」「勤続3年以上は6か月」など、独自の上限が定められていることがあります。

つまり、休職期間を考える際には、次の2つを分ける必要があります。

• 医師が医学的に必要と考える療養期間
• 会社の就業規則で認められている休職期間

会社は診断書の内容を重要な判断材料としながら、就業規則の定めや本人の勤務状況などを確認して休職開始日と休職期間を決定します。

また、休職期間満了までに復職できなかった場合にどうなるかも、会社の就業規則によって異なります。

自然退職とする規定、一定の条件で延長する規定などが考えられるため、本人も会社も休職開始時点で満了日と満了時の取扱いまで確認しておくことが重要です。

休職診断書の提出から復職まで

診断書を受け取った後は、会社への提出、休職開始日の決定、療養中の連絡、休職延長、復職という流れに進みます。

特に会社側では、診断書を提出してもらうだけで手続きを終わらせず、休職期間の管理や産業医との連携、復職判断まで一貫した運用を整えておくことが重要です。

診断書の提出先と提出方法

診断書を受け取ったら、まず勤務先の就業規則や休職規程を確認し、提出先と提出方法を確認します。

人事部や総務部へ直接提出する会社もあれば、所属長を経由して提出する会社もあります。

会社所定の休職願や休職届がある場合には、診断書を添付して提出する形が一般的です。

休職願の具体的な記載項目については、 休職願の書き方と診断書の添付方法 で詳しく解説しています。

提出する前には、少なくとも次の点を確認しておきましょう。

• 診断書の提出先
• 提出期限
• 原本提出が必要か
• 休職願や休職届が必要か
• 休職開始予定日
• 休職中の連絡方法

会社によっては診断書の原本提出を求めますが、取扱いは社内規程によって異なります。

本人側でも提出前にコピーや画像を保管しておくと、後で記載期間を確認するときに便利です。

また、口頭で「しばらく休んでください」と伝えるだけでは、後になって休職開始日や期間について認識がずれる可能性があります。

会社側では、休職開始日、休職期間、満了日、休職中の取扱いなどを書面で本人へ通知しておくことをおすすめします。

休職期間と就業規則の関係

休職期間を決めるうえで最も重要なのが就業規則です。

私傷病休職は法律で一律の期間が定められている制度ではないため、「休職は最大3か月」「勤続年数に応じて6か月」「最長1年」といった形で会社ごとに制度設計されています。

そのため、診断書に6か月間の療養が必要と記載されていても、会社の休職期間が一律6か月とは限りません。

反対に、就業規則上は1年間休職できるとしても、最初の診断書が1か月の療養を必要としているのであれば、最初から当然に1年間休職するという意味でもありません。

診断書は療養の医学的な見通し、就業規則は会社として認める休職制度の枠組み と整理すると分かりやすいでしょう。

社労士として休職規程を確認するときは、単に「休職期間6か月」と書かれているかだけではなく、休職開始の条件、延長の方法、復職判断、再休職、期間満了時の取扱いまで確認します。

この部分が曖昧な会社ほど、復職前後で判断に迷いやすくなります。

休職中が無給であっても、健康保険や厚生年金保険の被保険者資格が続いている限り、原則として社会保険料の負担も続きます。

また、業務外の病気やけがによって働けず給与を受けられない場合には、一定の要件を満たすと健康保険の傷病手当金の対象となることがあります。

傷病手当金では、連続する3日間の待期を含めた支給要件などがあるため、休職制度とは分けて確認する必要があります。

制度の詳細は 傷病手当金の申請方法 で整理しています。

休職を延長するときの診断書

当初予定していた療養期間が終わっても体調が回復せず、引き続き働くことが難しい場合には、休職期間の延長が必要になることがあります。

この場合、会社が新しい診断書の提出を求め、現在も療養が必要であることや、今後必要と見込まれる療養期間を確認する運用が一般的です。

たとえば、最初の診断書に「2か月間の療養を要する」と記載されている場合には、その2か月が終了する直前になってから慌てて受診するのではなく、一定の余裕をもって主治医へ現在の状態を相談することが重要です。

会社側でも、「診断書を提出すれば何度でも延長できる」という運用にならないよう注意が必要です。

就業規則に定めた休職期間の上限を確認し、延長の条件がある場合にはその条件に沿って判断します。

一方で、就業規則上は延長可能であるのに、担当者によって判断が異なるような運用も望ましくありません。

延長時に必要な診断書、提出期限、会社の判断手続きについてあらかじめ統一しておくと、本人への案内もしやすくなります。

主治医と産業医の役割の違い

休職や復職の場面では、主治医と産業医という2種類の医師が登場することがあります。

同じ医師でも役割は異なるため、ここを整理しておくことが重要です。

主治医は本人の治療を担当する立場 です。

症状や治療経過を確認し、療養が必要か、復職できる医学的な状態にあるかなどを判断します。

一方、 産業医は本人の健康状態と実際の職場・業務を結びつけて考える立場 です。

仕事内容、勤務時間、残業、夜勤、出張、職場環境などを踏まえ、自社の業務へ戻れる状態なのか、どのような就業上の配慮が必要なのかについて会社へ意見を述べます。

たとえば主治医が「復職可能」と判断していても、その医師が本人の具体的な仕事内容を詳しく把握しているとは限りません。

営業職で長時間の運転があるのか、夜勤があるのか、管理職として強い心理的負担があるのかによって、会社が検討すべき内容は変わります。

そのため、会社は主治医の意見を尊重しつつ、必要に応じて産業医面談を行い、本人とも話し合ったうえで就業上の配慮を検討します。

なお、常時使用する労働者数などによっては事業場に産業医がいないこともあります。

その場合でも、必要に応じて地域産業保健センターなど外部の産業保健資源を検討する方法があります。

復職時にも診断書は必要なのか

復職時にも、主治医による「復職可能」「就業可能」といった内容の診断書を求める会社が多くあります。

ただし、休職開始時と同様に、復職診断書を法律上すべての会社が必ず取得しなければならないという一律の制度ではありません。

実際に必要かどうかは就業規則や会社の復職手続きによります。

そのため、休職に入る時点で、復職時にどのような書類や手続きが必要になるのかまで確認しておくと安心です。

復職診断書では、単に「復職可能」と記載するだけでなく、必要に応じて次のような就業上の配慮について意見が付されることがあります。

• 残業を一定期間制限する
• 夜勤を避ける
• 出張を制限する
• 業務量を段階的に戻す
• 定期的に通院できるよう配慮する

ただし、 主治医の復職可能という診断だけで、自動的に翌日から通常勤務へ戻るとは限りません。

会社側では、本人との面談、仕事内容、産業医の意見などを踏まえ、最終的な復職日や必要な配慮を判断します。

厚生労働省の職場復帰支援の考え方でも、主治医による職場復帰可能の判断の後に、職場側で復職の可否を判断し、必要な職場復帰支援プランを検討する流れが示されています。

会社によっては、リワーク支援や段階的な勤務、いわゆる試し出勤を取り入れることもあります。

ただし、試し出勤中の位置づけや賃金、業務内容などを曖昧にすると別の問題が生じるため、実施する場合は制度設計を明確にしておく必要があります。

休職診断書が用意できない場合

休職したいほど体調が悪いにもかかわらず、すぐに休職診断書を用意できないケースは実際にあります。

特に心療内科や精神科では初診予約まで時間がかかることがありますし、身体疾患でも検査結果が出るまで診断書を作成できない場合があります。

このとき重要なのは、 診断書がないから無理に出勤し続ける、あるいは連絡せずに欠勤を続けるという二択にしないこと です。

まず会社へ、現在出勤が難しい状態であること、医療機関を受診する予定または受診済みであること、診断書の発行時期が未定であることを伝えましょう。

診断書が提出されるまでの扱いとしては、会社の就業規則や本人の状況によって、年次有給休暇を取得する、欠勤として一時的に処理する、後日診断書を提出した時点で休職手続きを進める、といった対応が考えられます。

診断書なしで休職できるかについては、 休職は診断書なしでできるのか でも詳しく整理しています。

また、休職と傷病手当金は別の制度です。

会社で休職が認められたからといって、自動的に傷病手当金が支給されるわけではありません。

業務外の病気やけがによって療養中であること、労務不能であること、待期を含む支給要件などを別途確認する必要があります。

年次有給休暇を使用する場合も、傷病手当金の待期や給与との調整が関係するため、「有給を使う方が必ず得」「すぐ休職した方が必ず得」と一律には判断できません。

給与の支払い状況や会社の休職制度、健康保険の加入状況を確認して整理しましょう。

休職診断書について最初に押さえたいのは、 診断書は休職を判断する重要な資料ですが、休職制度そのものは会社の就業規則に基づいて運用される という点です。

• 診断書が必要かはまず就業規則を確認する
• 診断書には療養の必要性や期間などを記載してもらう
• 診断書の期間と会社の休職期間は分けて考える
• 延長や復職時にも診断書が必要となる場合がある
• 主治医と産業医では判断する役割が異なる

従業員本人にとっては、体調が悪い時期に会社との手続きを進めるだけでも大きな負担になります。

会社側も、本人任せにするのではなく、必要書類、提出先、休職期間、連絡方法、復職手続きをできるだけ明確に案内することが重要です。

一方で、休職や復職の判断は、病状、仕事内容、会社の就業規則などによって個別に異なります。

診断書の費用や健康保険の給付内容なども変更される可能性があるため、 正確な情報は公式サイトをご確認ください。

休職開始、休職期間満了、復職可否など個別事情によって法的・労務的な判断が必要になる場合には、 最終的な判断は専門家にご相談ください。