休職の就業規則の規定｜企業が押さえる実務上の重要ポイント

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

休職制度は、法律で一律の内容が決められている制度ではありません。

だからこそ、会社が就業規則でどのような条件・期間・復職手続き・期間満了時の扱いを定めるかが非常に重要です。

特に私傷病やメンタルヘルス不調による長期欠勤では、休職を開始するときよりも、復職判断や再休職、休職期間満了の場面で問題が起こりやすくなります。

就業規則に休職期間だけ書いてあっても、実際の運用に必要なルールが不足しているケースは珍しくありません。

この記事では、企業の経営者や人事労務担当者が自社の休職規定を点検できるように、休職事由から欠勤期間、休職中の社会保険料、復職判定、再休職時の通算、自然退職まで、実務上必要になる項目を順番に整理します。

• 休職制度を就業規則に定める際の基本的な考え方
• 休職事由・欠勤期間・休職期間の設計方法
• 復職判定や再休職時の通算規定の考え方
• 休職期間満了や社会保険料で起こるトラブルの防ぎ方

休職の就業規則の規定で押さえる基本

まずは、休職制度そのものの位置づけから確認します。

休職は法律で全国一律のルールが定められている制度ではないため、会社がどのような制度として設計するかによって運用が大きく変わります。

休職事由だけではなく、欠勤から休職へ移る条件や期間、労災との区別まで最初に整理しておくことが重要です。

休職の定義と欠勤との違い

休職とは、従業員が私傷病などの事情によって一定期間働くことができない場合に、 労働契約上の身分を残したまま、会社が一定期間の就労を免除する取扱い です。

休職という言葉自体は広く使われていますが、労働基準法に「休職とはこのような制度である」と統一的に定義されているわけではありません。

そのため、誰が休職できるのか、何か月休職できるのか、休職期間中に給料が出るのかといった内容は、基本的に各会社の就業規則によって決まります。

ここで混同しやすいのが欠勤です。

欠勤は、本来は働く義務がある日に労務を提供しない状態を指します。

一方、休職は会社が就業規則に基づいて一定期間の就労を免除する制度です。

たとえば、従業員が病気で1日休んだからといって、その日から当然に休職になるわけではありません。

「私傷病による欠勤が一定期間に達したとき」など、就業規則で定めた要件に該当した段階で、会社が休職を命じる形が一般的です。

休職制度全体の基本については、 休職とは何か制度の基本と注意点 でも詳しく整理しています。

休職制度は法律上の義務ではない

会社には、私傷病を理由とする休職制度を必ず設けなければならないという法律上の義務があるわけではありません。

休職制度を設けるかどうか、どのような場合に利用できるか、休職期間をどの程度にするかは、原則として会社が制度設計することになります。

ただし、休職制度を設けた場合には、実際の労働条件として従業員に適用されます。

そのため、制度の内容を曖昧なままにしておくのはおすすめできません。

また、常時10人以上の労働者を使用する事業場では就業規則の作成・届出が必要です。

休職制度を設ける場合には、会社全体に適用されるルールとして就業規則へ適切に定めておく必要があります。

就業規則を変更するときは、法令に沿って意見聴取や届出などの手続きも確認してください。

私が就業規則を確認するときも、「休職を命じることがある」「期間は1年とする」といった数行だけで終わっていないかは必ず確認したいポイントです。

実際に問題になるのは、休職させる場面よりも、その後の復職や再休職、期間満了だからです。

休職規定を作るのであれば、少なくとも次の項目まで一体として設計しておくと実務で運用しやすくなります。

• 休職事由
• 休職開始の要件
• 休職期間
• 休職中の賃金や社会保険料
• 休職中の報告義務
• 復職申請と診断書
• 復職可否の判断方法
• 再休職時の期間通算
• 休職期間満了時の取扱い

厚生労働省も モデル就業規則 を公表しています。

ただし、モデル規定をそのままコピーすれば自社の運用に適した規定になるとは限りません。

従業員数、業務内容、人員の代替可能性などを踏まえて調整することが重要です。

休職事由と労災休業の区別

就業規則では、まず「どのような場合に休職とするのか」という休職事由を明確にします。

代表的なのは、業務外の病気やけがによる私傷病休職です。

そのほかにも、会社の実情によっては次のような事由を規定することがあります。

• 業務外の傷病で長期間働けない場合
• 傷病により労務提供が著しく不完全な場合
• 刑事事件で起訴された場合
• 公職への就任により通常勤務できない場合
• 在籍出向する場合
• 留学など会社が特別に認めた場合

ただし、休職事由を書けば、その事由が発生したときに無条件で休職を命じられるというわけではありません。

たとえば起訴休職についても、起訴されたという事実だけではなく、業務への支障や企業秩序への影響などを踏まえて合理的に判断する必要があります。

そして、私傷病休職を設計するときに特に重要なのが、 業務上の負傷・疾病による療養と明確に分けること です。

業務上の負傷や疾病については、私生活上の病気やけがと同じように処理することはできません。

労働基準法第19条では、業務上の負傷・疾病による療養のために休業する期間と、その後30日間について、一定の例外を除いて解雇が制限されています。

就業規則では、私傷病休職の条文と業務上災害による休業を明確に区別し、人事担当者が誤って同じ満了処理をしないようにしておくことをおすすめします。

休職前の欠勤期間は通算で定める

私傷病休職では、「業務外の傷病により欠勤が一定期間に達したときに休職を命じる」という設計がよく使われます。

このとき、単に「欠勤が1か月に達したとき」と書くだけでは不十分な場合があります。

問題になるのは、数日出勤して再び長期間欠勤するケースです。

たとえば、「欠勤が引き続き30日に達したとき」という規定だけであれば、29日欠勤した後に数日出勤し、再び29日欠勤した場合に、形式上は連続30日の条件を満たさないという問題が起こり得ます。

メンタルヘルス不調などでは、体調が一時的に回復して数日出勤したものの、再び欠勤するケースもあります。

そのため、 一定期間内の欠勤を通算するルール を設けておくことが重要です。

実際に何日欠勤したら休職とするかについて法律上の統一基準はありません。

1か月、2か月、3か月などの期間を設ける会社がありますが、これはあくまで制度設計上の例です。

会社としては、従業員数、欠員をどの程度カバーできるか、休職期間そのものを何か月にするかなどを合わせて考える必要があります。

また、「通算する」とだけ書くのではなく、何日以内の中断なら通算するのか、同一または類似の傷病に限定するのかまで明確にしておくと、実際の判断がしやすくなります。

休職期間は勤続年数ごとに定める

休職期間についても法律上の一律の期間はありません。

会社が就業規則で定めます。

一律に全員1年間とする方法もありますが、勤続年数に応じて休職期間を段階的に設定する方法もあります。

たとえば、勤続3年未満は6か月、勤続3年以上は1年といった設計です。

これはあくまで一例であり、6か月や1年が法律上の標準という意味ではありません。

比較的長い休職期間を設定する会社もあれば、人員に余裕のない中小企業では比較的短い期間を設定する場合もあります。

健康保険の傷病手当金は、要件を満たす場合、支給期間を通算して1年6か月まで支給されます。

そのため、傷病手当金の期間を意識して休職制度を設計する会社もありますが、 傷病手当金の支給期間と会社の休職期間は別の制度 です。

「傷病手当金が1年6か月受けられるから、会社も1年6か月休職させなければならない」という関係にはなりません。

また、延長を認める可能性があるのであれば、延長できる期間や判断主体も規定しておきます。

休職の就業規則の規定を実務で整える

休職規定で本当に差が出るのは、休職開始後の運用です。

給与や社会保険料をどうするのか、復職を誰が判断するのか、再び休職した場合に期間をリセットするのか、満了時にどうするのかまで決めておかなければ、担当者はその都度判断することになります。

ここからは、実務上特にトラブルになりやすい部分を整理します。

休職中の賃金と社会保険料の扱い

私傷病による休職期間中は、賃金を無給とする会社が多くあります。

労働者が労務を提供していない期間について会社が賃金を支払う法律上の一般的な義務があるわけではありませんが、実際の扱いは就業規則や賃金規程によって決まります。

したがって、就業規則には「休職期間中は賃金を支給しない」など、会社の取扱いを明確にしておくことが重要です。

あわせて確認したいのが、賞与、退職金、勤続年数です。

休職期間を賞与の算定対象から除外するのか、退職金算定上の勤続期間に含めるのかなどを、関連規程との整合性を取りながら決めます。

ただし、社内制度上の勤続年数と、法律上の制度における継続勤務の考え方は必ずしも同じではありません。

たとえば年次有給休暇については、休職したという理由だけで単純に勤続年数から除外して考えるのではなく、出勤率の算定などを別途確認する必要があります。

休職中の有給休暇付与については、 休職中の有給付与と8割要件 で詳しく解説しています。

社会保険料の回収方法まで決める

実務で非常に重要なのが社会保険料です。

私傷病休職で無給になったとしても、在職したまま健康保険・厚生年金保険の被保険者資格が続いている場合、原則として社会保険料の負担も続きます。

育児休業などには法律上の社会保険料免除制度がありますが、通常の私傷病休職について同じような免除制度があるわけではありません。

問題は、給与がゼロになると給与から本人負担分を控除できないことです。

会社は社会保険料を納付する必要があるため、本人負担分を会社がいったん立て替え、その後本人から回収する状態になりやすくなります。

住民税についても、前年の所得に基づく税額の納付が続くことがあります。

給与が支給されない場合に特別徴収をどう処理するかは、休職時期や自治体への手続きなどによって変わるため、給与担当者が個別に確認してください。

社会保険料や住民税については、退職時の給与から何でも一括控除できると考えず、賃金全額払いの原則や労使協定、本人との精算方法なども含めて整理しておく必要があります。

復職手続きと診断書の提出方法

休職規定では、休職開始の条件だけではなく、 どうなったら復職できるのか を必ず定めておきたいところです。

私傷病休職の場合は、本人が復職を希望した段階で復職願と主治医の診断書を提出させ、その後会社が復職可否を判断する流れをあらかじめ決めておくと運用しやすくなります。

代表的な流れは次のとおりです。

• 本人から復職の申出を受ける
• 主治医の診断書を提出してもらう
• 人事担当者が本人と面談する
• 必要に応じて産業医等の意見を確認する
• 会社指定医の受診や主治医への情報照会を行う
• 会社が復職可否を決定する
• 必要に応じて復職支援プランを作成する

診断書については、「復職可能」とだけ書かれていると判断材料として不足する場合があります。

業務内容、勤務時間、残業の可否、通勤、出張、夜勤、配置上必要な配慮など、 実際の仕事を行える状態なのか確認できる情報 が重要です。

会社から主治医へ情報提供を求める場合には、本人の同意を得たうえで行うなど、健康情報やプライバシーへの配慮も必要です。

診断書や医療情報は、社内で誰でも閲覧できる状態にするのではなく、業務上必要な担当者に限定して管理することが大切です。

試し出勤を使う場合は位置づけを決める

メンタルヘルス不調では、いきなり通常勤務へ戻すのではなく、試し出勤やリハビリ出勤を設ける会社もあります。

ただし、「試し出勤」という名称だけを決めるのは危険です。

その期間を休職中として扱うのか、すでに復職した状態なのか、賃金を支払うのか、どの程度の業務を行わせるのかを決めておく必要があります。

会社の指揮命令の下で実際の業務を行わせる場合には、名称だけで無給のリハビリ扱いにできるとは限りません。

労働時間や賃金、事故発生時の取扱いを含め、制度設計を慎重に行ってください。

復職可否は会社が判断する

復職に関する規定で特に重要なのは、 主治医の診断書だけで自動的に復職が決まる仕組みにしないこと です。

主治医の医学的な意見は当然重要です。

しかし、主治医が把握しているのは主として本人の病状です。

会社で実際にどのような仕事をしているのか、どの程度の集中力や体力が必要なのか、残業や出張があるのかまで十分に把握しているとは限りません。

そのため、就業規則では「主治医、産業医その他の医師の意見等を踏まえ、会社が復職の可否を決定する」といった形で、最終的な判断主体を明確にしておくことが重要です。

ただし、これは会社が医学的根拠を無視して自由に復職を拒否できるという意味ではありません。

会社側も、診断書、本人との面談、産業医等の意見、実際の職務内容などを踏まえ、合理的な判断を行う必要があります。

元の仕事ができなければ必ず復職不可とは限らない

復職基準としては、「休職前に行っていた通常の業務を通常程度に行えるまで回復したか」を基本とする考え方があります。

ただし、職種や業務内容が労働契約上厳格に限定されていないケースでは、元の業務をすぐに完全遂行できないというだけで判断を終えない方がよい場合があります。

最高裁の片山組事件では、職種や業務が限定されていない労働者について、従前の業務を完全にはできなくても、配置できる現実的可能性のある他の業務を行える場合には、その点も考慮するという考え方が示されています。

そのため、会社としては、元の部署への完全復帰だけを見るのではなく、会社の規模や業務内容を踏まえ、現実的に配置可能な軽易業務などが存在するかを確認する場面があります。

再休職では休職期間を通算する

私が休職規定を確認するとき、特に重要だと考えているのが再休職時の通算規定です。

たとえば休職期間を1年としていても、復職した瞬間に毎回1年間へリセットされる規定であれば、短期間だけ復職して再び同じ理由で休職することを繰り返した場合、結果として休職が非常に長期間続く可能性があります。

そこで、復職後一定期間以内に同一または類似の傷病によって再び就労できなくなった場合には、前回の休職と通算する規定を設けます。

6か月という期間はあくまで設計例です。

3か月、6か月、1年など、会社の制度に合わせて検討します。

また、「同一の傷病」だけではなく「同一または類似の傷病」としておくことも検討したいところです。

たとえば診断名だけが変わっていても、医学的には同じ一連の症状と考えられるケースがあります。

もっとも、会社が自己判断で「同じ病気だろう」と決めつけることも避けるべきです。

必要に応じて医師の意見を確認し、本人にも判断理由を説明できる運用にしておく必要があります。

休職を繰り返した場合の退職・解雇との関係については、 休職を繰り返すとクビになる場合と自然退職の違い でも解説しています。

期間満了時の自然退職と解雇

休職期間を定めるのであれば、期間が満了しても復職できなかった場合にどうするのかまで必ず規定しておきます。

代表的な方法は、「休職期間が満了しても休職事由が消滅せず復職できない場合は、休職期間満了をもって退職とする」という自然退職の規定です。

もう一つは、復職できない場合を解雇事由として定める方法です。

実務上は自然退職とする就業規則が多く見られますが、 就業規則に「自然退職」と書けば必ず問題なく退職扱いにできるわけではありません。

休職期間が合理的に設定されているか、本人へ満了日を知らせていたか、復職の申出を適切に確認したか、診断書や医師の意見をどのように評価したかなど、実際の手続きも重要になります。

特に、本人が満了直前に復職可能との診断書を提出したにもかかわらず、会社が内容を確認せず退職扱いにしたような場合には、後から争いになる可能性があります。

満了日の直前ではなく早めに動く

私がおすすめするのは、休職期間満了日になって初めて判断するのではなく、ある程度前から復職可能性の確認を始めることです。

• 休職期間満了日を再確認する
• 本人へ満了日と必要な手続きを通知する
• 復職希望の有無を確認する
• 必要な診断書を提出してもらう
• 本人との面談を行う
• 必要に応じて産業医等の意見を確認する
• 配置可能な業務や勤務上の配慮を検討する
• 最終判断とその理由を記録する

また、解雇として処理する場合には、労働契約法上の解雇権濫用の考え方や、労働基準法上の解雇予告なども確認する必要があります。

さらに、業務上の負傷・疾病による療養中であれば、労働基準法第19条の解雇制限も関係します。

「休職期間が満了した」という一点だけで機械的に雇用終了を判断しないこと が重要です。

試用期間中や有期契約の扱い

休職制度を設計するときは、正社員だけを想定するのではなく、試用期間中の従業員や有期契約労働者、パート・アルバイトへ制度をどう適用するかも整理しておく必要があります。

試用期間は、本採用後の長期雇用を前提として適格性などを確認する期間です。

そのため、試用期間中の従業員について休職制度の対象外としたり、通常より短い休職期間を設定したりする規定も見られます。

ただし、「試用期間中だから何でも認めなくてよい」という意味ではありません。

すでに労働契約は成立していますので、実際の対応については休職に至った事情や会社の規定を踏まえて慎重に判断します。

有期契約労働者については、さらに契約期間との関係を考える必要があります。

たとえば契約期間が残り3か月しかない従業員に対して、1年間の休職期間を与える制度は、そのままでは整合しにくくなります。

そのため、有期契約労働者については契約期間の範囲内で休職を認めるのか、一定の要件を満たした場合のみ対象とするのかを決めておきます。

パート・アルバイトについても同様です。

単に雇用区分の名称だけで対象外にするのではなく、勤続年数、契約期間、業務内容などを踏まえ、制度上の取扱いに合理性があるかを確認することが大切です。

無期転換した従業員について休職規定がどのように適用されるのかも含め、正社員就業規則、有期契約社員就業規則、パートタイマー就業規則の間で矛盾がないか確認しておきましょう。

休職の就業規則の規定を総点検する

休職の就業規則の規定は、休職期間を何か月にするかだけを決めれば完成するものではありません。

実際にトラブルになりやすいのは、欠勤と休職の境目、復職可否の判断、再休職時の期間通算、そして休職期間満了時の取扱いです。

特にメンタルヘルス不調の場合は、一度復職した後に再び体調を崩すことがあります。

そのため、 休職開始から復職、再休職、期間満了までを一つの流れとして設計すること が重要です。

就業規則の文言だけでなく、休職発令通知書、休職中の社会保険料の案内、定期報告の方法、復職願、主治医への情報提供書、復職判定の記録など、実際に使用する書類まで一緒に整えておくと担当者が変わっても運用が安定します。

休職規定の新設や現行規定の点検、運用フローづくりについては、当事務所の就業規則見直し・労務リスク対策でもご相談を承っていますので、判断に迷う場合はお問い合わせください。

また、休職制度は会社の規模、業務内容、人員配置、雇用区分などによって適切な設計が変わります。

モデル就業規則の規定例は参考になりますが、自社の実態に合わない部分までそのまま採用するのではなく、実際に運用できる制度になっているか確認してください。

法令や社会保険制度、行政上の取扱いは改正されることがありますので、 正確な情報は公式サイトをご確認ください 。

また、休職期間満了による退職、復職拒否、労災の可能性がある傷病などは個別事情によって判断が変わります。

具体的な事案については、 最終的な判断は専門家にご相談ください 。