有給休暇の計画的付与とは？導入手続きと注意点を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

有給休暇の計画的付与とは、労使協定を締結することで、年次有給休暇の一部について会社と労働者側があらかじめ取得日を決めておく制度です。

計画年休とも呼ばれ、年次有給休暇を取得しやすくするとともに、会社が業務の予定を立てやすくする仕組みとして活用できます。

ただし、会社が好きな日を自由に有給扱いにできる制度ではありません。

労働者が自由に取得できる年休を5日残す必要があり、就業規則の整備や労使協定の締結も必要です。

さらに、新入社員など有給休暇の日数が足りない人をどう扱うか、一度決めた日を変更できるかといった点まで事前に考えておかなければ、実際の運用で困ることがあります。

この記事では、有給休暇の計画的付与を導入する企業の人事・労務担当者や経営者に向けて、制度の基本から対象日数、導入手続き、3つの付与方式、年5日の取得義務との関係、実務上の注意点まで順番に整理します。

• 有給休暇の計画的付与の仕組みと対象日数
• 就業規則と労使協定による導入手続き
• 一斉・交替・個人別の3つの付与方式
• 有給不足者や付与日変更への実務対応

有給休暇の計画的付与とは？

まずは、有給休暇の計画的付与が通常の年次有給休暇と何が違うのかを整理しておきましょう。

特に重要なのは、計画年休の対象にできる日数と、2019年4月から義務化されている年5日の有給取得との関係です。

この2つを混同すると、制度設計そのものを誤ってしまうことがあります。

計画年休とは何かをわかりやすく解説

有給休暇の計画的付与、いわゆる計画年休は、年次有給休暇の一部について、労使協定によってあらかじめ取得日を決めておく制度です。

労働基準法第39条に定められている仕組みであり、会社が独自に作った休暇制度ではありません。

通常の年次有給休暇では、原則として労働者本人が「この日に休みたい」と取得する時季を指定します。

これを労働者の時季指定権といいます。

会社は、請求された日に休ませると事業の正常な運営を妨げる場合に限って、別の時季への変更を求めることがあります。

これに対して計画年休では、労使協定によってあらかじめ年休取得日を特定します。

たとえば、お盆前後の営業日を計画年休にして大型連休にしたり、年末年始休暇の前後に計画年休を組み合わせたりする方法です。

実務では、「会社指定の有給休暇なら全部計画年休なのか」と聞かれることがありますが、そうではありません。

有給取得を会社が推奨するだけの有給奨励日と、労使協定に基づいて取得日を確定させる計画年休は法的な位置付けが異なります。

この違いについては、 有給奨励日と計画年休の違い もあわせて確認すると整理しやすいでしょう。

計画年休を利用すると、労働者にとっては「周囲が働いているので有給を取りにくい」という心理的な負担を減らしやすくなります。

一方、会社側にとっても、あらかじめ休む人や日を把握できるため、業務計画を立てやすくなるメリットがあります。

ただし、計画的に休暇を取得させること自体が目的になってはいけません。

年次有給休暇は本来、労働者が心身を休めたり、私生活上の必要に応じて利用したりするための制度です。

そのため、計画年休を導入する場合も、労働者が自由に取得できる年休を確保したうえで制度を設計する必要があります。

対象は年休の5日を超える部分

計画年休を導入するときに最も重要なルールの一つが、 計画的付与の対象にできるのは、労働者が保有する年次有給休暇のうち5日を超える部分である という点です。

少なくとも5日については、労働者本人が自由に取得できるように残さなければなりません。

会社が「今年は10日全部を計画年休にします」といった運用をすることはできません。

たとえば、年次有給休暇を10日保有している労働者であれば、5日を自由取得分として残し、残る5日までを計画年休にすることができます。

20日保有している場合は、最大15日が対象です。

前年度から繰り越した年休がある場合は、繰越分を含めて考えることができます。

たとえば当年度分20日と前年度からの繰越分10日を合わせて30日を保有している場合、5日を残した最大25日が計画的付与の対象になり得ます。

逆に、その時点で計画的付与に回せるだけの年休がない人については、他の従業員と同じように計画年休を使わせることができません。

新入社員や、すでに年休を多く取得している社員がいる会社では、ここが実務上かなり重要になります。

一斉付与方式を導入する会社では特に、「全社員がその日に計画年休を使えるか」を導入前に確認してください。

社員ごとの年休残日数を確認せずに会社全体の休業日だけ先に決めると、有給の足りない社員への対応を後から考えることになります。

年5日の取得義務に算入できる

2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者については、使用者が年5日の年休を確実に取得させることが義務付けられています。

計画年休によって実際に取得した年次有給休暇は、この年5日の取得義務の日数に含めることができます。

たとえば、対象期間中に計画年休として3日取得している社員であれば、年5日のうち3日はすでに取得済みとして扱えます。

本人がそのほかに2日以上年休を取得すれば、合計5日となるため、会社がさらに年5日義務のためだけに時季指定を行う必要はありません。

このため、計画年休を年5日程度設定する方法は、会社にとって年5日の取得義務を管理しやすくする手段の一つです。

特に従業員数が増えると、一人ひとりの取得状況を確認し、取得の少ない人だけ個別に時季指定する作業はそれなりの負担になります。

ただし、 計画年休を制度として5日設定しただけではなく、実際に対象労働者が5日取得できているかを確認すること が大切です。

入社時期、基準日、休職、退職予定などによって状況が異なる社員がいるからです。

また、年5日の取得義務があるからといって、年休のうち5日だけ取得させれば会社の有給管理として十分という意味でもありません。

年次有給休暇は本来、労働者が必要に応じて利用できる制度です。

計画年休だけで取得率を上げるのではなく、自由取得分についても申請しやすい職場環境を整えることが望ましいでしょう。

年5日義務そのものについて詳しく確認したい場合は、 年5日の有給取得義務の実務解説 も参考にしてください。

有給休暇の計画的付与の導入と運用

制度の仕組みを理解したら、次は実際の導入方法です。

有給休暇の計画的付与は、会社がカレンダーに「計画年休」と記載するだけでは成立しません。

就業規則による根拠の整備と労使協定の締結を行い、対象者、付与方式、付与日、有給が不足する人への対応まで決めておくことが重要です。

就業規則と労使協定で導入する

有給休暇の計画的付与を導入する場合、基本となるのは 就業規則への規定と労使協定の締結 です。

この2つをセットで考えてください。

就業規則には、たとえば「年次有給休暇のうち5日を超える部分について、労使協定に基づき計画的に付与することがある」といった趣旨の規定を設けます。

そのうえで、実際にどの労働者を対象とし、いつ、どのような方法で計画年休を取得させるのかを労使協定で定めます。

労使協定は、事業場に労働者の過半数で組織する労働組合があればその労働組合と締結します。

そのような労働組合がなければ、労働者の過半数を代表する者と締結します。

過半数代表者は、会社が都合のよい社員を一方的に指名すればよいわけではありません。

労働者側が適切な方法で選出した代表者であることが重要です。

計画年休に限らず、労使協定を運用するときには代表者の選出方法まで確認しておく必要があります。

また、常時10人以上の労働者を使用する事業場で就業規則を変更した場合は、原則として変更後の就業規則を所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。

ここで混同しやすいのですが、労基署に提出するのは就業規則の変更届であり、計画年休そのものの労使協定ではありません。

この違いは実務担当者からもよく質問されるポイントです。

労使協定の記載事項と届出の要否

計画年休の労使協定では、「計画年休を導入する」という一文だけではなく、実際の運用に必要な事項を具体的に定めておくことが大切です。

主に検討しておきたいのは、次の事項です。

• 計画的付与の対象となる労働者
• 計画的付与の対象となる年休日数
• 一斉・交替・個人別のいずれの方式を採用するか
• 具体的な付与日または付与日の決定方法
• 年休が不足する労働者の取扱い
• 付与日の変更が必要になった場合の手続き

たとえば、計画的付与日に育児休業や産前産後休業に入っていることがあらかじめ分かっている社員、計画日前に定年退職することが分かっている社員などについては、対象から除外することを検討します。

個人別付与方式を採用する場合は、年度のいつまでに希望を出してもらうのか、誰が調整するのか、いつまでに年間計画を確定するのかまで決めておくと運用しやすくなります。

ただし、計画年休を導入するために就業規則を変更し、その事業場が就業規則の届出義務の対象である場合には、就業規則の変更について届出が必要です。

「労使協定の届出が不要」という話と、「就業規則の変更届も不要」という話を混同しないようにしてください。

なお、一定の要件を満たす労働時間等設定改善委員会などを設けている事業場では、その決議が計画的付与に関する労使協定と同様の効果を持つ場合があります。

一般的な中小企業では通常の労使協定による導入が分かりやすいと思いますが、委員会制度を利用している会社では確認しておくとよいでしょう。

制度の詳しい位置付けについては、 労働時間等設定改善法と労働時間等設定改善委員会 でも解説しています。

一斉・交替・個人別の3方式を比較

計画年休の付与方法は、大きく分けると 一斉付与方式、交替制付与方式、個人別付与方式 の3つがあります。

どの方式が優れているというものではなく、会社の営業形態、繁忙期、従業員数、顧客対応の必要性などによって適した方式が変わります。

一斉付与方式

一斉付与方式は、会社や事業場全体で同じ日を計画年休にする方法です。

たとえば、ゴールデンウィークの飛び石となっている平日、お盆前後、年末年始の前後などを計画年休として設定すると、まとまった連続休暇を作りやすくなります。

工場のラインを停止する日や会社全体を休業できる日が明確な企業では、比較的運用しやすい方式です。

一方、新入社員など年休が不足する社員について別途対応が必要になるため、対象者の確認が欠かせません。

交替制付与方式

交替制付与方式では、部署、班、チームなどの単位で休む日をずらします。

窓口業務や店舗、介護、サービス業など、会社全体を一斉に休ませることが難しい職場で利用しやすい方法です。

ただし、単純に順番を決めるだけではなく、必要な人員を確保できるかを事前に確認する必要があります。

特定の資格者や責任者が全員同じ日に休んでしまわないような調整も必要です。

個人別付与方式

個人別付与方式では、社員一人ひとりについて年間の年休取得計画を作ります。

本人の希望を聞き、誕生日、結婚記念日、家族旅行、子どもの学校行事などに合わせて計画する方法も考えられます。

社員の希望を反映しやすい反面、人数が多くなるほど調整や管理に手間がかかります。

実務では、年度開始後の一定期間内に希望日を提出してもらい、その後に管理職や人事担当者が調整する流れをあらかじめ定めておくと運用しやすくなります。

時季指定権と時季変更権との関係

通常の年次有給休暇では、労働者には取得する時季を指定する権利があります。

一方、会社には、その日に休まれると事業の正常な運営を妨げる場合に、取得時季を変更する権利があります。

しかし、計画年休として労使協定により取得日が特定された部分については、通常の年休とは扱いが異なります。

一般に、 計画的付与の対象として確定した日については、労働者の時季指定権も使用者の時季変更権も及ばない と整理されています。

つまり、正式な手続きによって8月14日を計画年休日として決めた後に、ある社員が「私はその日は出勤して、別の日に有給を使いたい」と希望しても、本人の希望だけで自由に変更できるものではありません。

会社側も同様です。

急に忙しくなったという理由だけで「計画年休を取り消して全員出勤してください」と自由に変更できるものではありません。

また、「一人でも反対する社員がいれば計画年休を導入できないのか」と相談されることがあります。

計画年休は、すべての対象労働者から個別に同意書を取得する仕組みではありません。

適正に選出された過半数代表者などとの労使協定によって導入する制度です。

過去の裁判例でも、適法に成立した計画的付与の効力が認められています。

ただし、法律上可能だからといって、社員への説明を省いてよいということではありません。

一斉付与方式の場合、「なぜこの日が有給になるのか」「自由に使える有給は何日残るのか」という疑問が出やすいため、導入前に制度の目的と仕組みを説明しておくことがトラブル予防につながります。

有給が5日以下の社員への対応

計画年休の実務で特に問題になりやすいのが、新入社員など年次有給休暇の日数が足りない人への対応です。

私も、計画年休の相談ではここを必ず確認します。

たとえば、会社全体を8月13日から15日まで計画年休として休業させたい場合でも、入社したばかりで年休がまだ付与されていない社員がいることがあります。

また、すでに年休を多く取得しており、自由取得分の5日を残すと計画年休に回せる日数がない社員も考えられます。

このような労働者に対して、存在しない年次有給休暇を計画年休として処理することはできません。

一斉付与方式を採用する場合の代表的な対応としては、次のような方法があります。

会社全体を休業させる一斉付与方式では、有給の特別休暇を与える方法が比較的分かりやすいでしょう。

休業扱いとする場合には、労働基準法第26条の休業手当として平均賃金の60％以上の支払いが問題になることがあります。

実務上は、入社時期の違いによって本人が不利益を受けないよう、特別有給休暇や通常賃金相当額の支払いを検討する会社もあります。

もう一つの方法が、年休を法定の基準日より前に付与する前倒し付与です。

ただし、前倒し付与を行うと、その後の基準日や出勤率、年5日取得義務の管理が複雑になることがあります。

「お盆休みのためだけに前倒しする」と簡単に決めるのではなく、会社全体の年休制度として設計することが重要です。

決めた付与日を変更できる場合

計画年休を導入すると、「大きな仕事が急に入ったら日付を変えられるのか」という問題が出てきます。

計画的付与日は、労使協定によってあらかじめ特定された日です。

そのため、 会社の都合だけで一方的に取り消したり、別の日へ変更したりすることは原則として避ける必要があります。

「繁忙期になった」「人手が足りなくなった」「受注が増えた」といった事情が起こり得る会社であれば、その可能性を制度導入時から想定しておくことが大切です。

実務では、労使協定に計画的付与日の変更手続きを定めておく方法があります。

たとえば、災害その他の重大な事情によって当初予定した日に計画年休を実施することが著しく困難になった場合には、労使で再協議したうえで変更する、といった考え方です。

ただし、変更条項を設ければ会社が自由に変更できるという意味ではありません。

「業務上必要な場合は会社が変更できる」と広く書くだけでは、計画的付与によってあらかじめ取得日を確定する制度の趣旨との関係で問題になり得ます。

また、社員側から変更希望が出た場合についても同様です。

個人的な予定が変わったという理由だけで、計画年休を通常の年休のように個別変更する運用を続けると、制度そのものが曖昧になります。

個人の希望をできるだけ反映したい会社であれば、後から頻繁に変更する仕組みにするよりも、最初から個人別付与方式を採用し、計画を作る段階で本人の希望を十分に確認するほうが運用しやすいでしょう。

計画年休のメリットとデメリット

計画年休は、有給取得率を上げるためだけの制度ではありません。

労働者と会社の双方にメリットがある一方、会社の業務形態に合わない方法を選ぶと、かえって運用しにくくなることがあります。

計画年休の主なメリット

• 社員が周囲に気兼ねせず有給を取得しやすくなる
• 連続休暇や大型連休を作りやすくなる
• 会社が事前に人員配置や業務量を調整しやすい
• 年5日の取得義務を管理しやすくなる
• 有給休暇の取得率向上につながりやすい

特に、一斉付与方式で会社全体を休ませることができる業種では、出勤者と休暇取得者が混在しないため、業務を整理しやすいメリットがあります。

工場の設備点検や会社全体の休業日と組み合わせられるケースもあります。

社員側から見ても、「自分だけ休むことへの遠慮」がなくなるため、休暇を確実に取りやすくなります。

数日を連続させれば、旅行や帰省などの予定も立てやすくなるでしょう。

計画年休の主なデメリット

• 社員が本当に休みたい日と計画日が一致しないことがある
• 一度決めた付与日を柔軟に変えにくい
• 突発的な受注や人員不足への対応が難しくなる場合がある
• 有給不足者について別の対応が必要になる
• 毎年の協定や計画作成など一定の事務負担がある

特に一斉付与方式は、会社側から見ると管理しやすい反面、労働者の自由度は低くなります。

「会社がお盆に5日使わせるので、自分のために使える有給がほとんどない」と感じる社員が出る可能性もあります。

計画年休は、取得率の数字だけを上げるための制度ではなく、労使双方にとって休みやすい仕組みを作るために活用するものです。

会社の都合だけで日を決めるより、社員の希望や年間の繁閑を確認したうえで方式を選ぶほうが、結果的に制度が定着しやすくなります。

有給休暇の計画的付与の注意点まとめ

有給休暇の計画的付与を導入するときは、単に会社の休日カレンダーへ計画年休日を書き込むのではなく、制度の入口から実際の運用まで順番に確認することが重要です。

まず、計画年休の対象にできるのは年次有給休暇のうち5日を超える部分です。

労働者が自由に取得できる年休を最低5日は残す というルールを前提にしてください。

そのうえで、就業規則に計画的付与の根拠を定め、過半数労働組合または適切に選出された過半数代表者との間で労使協定を締結します。

計画年休の労使協定そのものは労働基準監督署への届出が不要ですが、常時10人以上を使用する事業場で就業規則を変更した場合には、就業規則の変更届について確認が必要です。

実際の運用では、次の順番で整理すると分かりやすいでしょう。

特に、中小企業では「全員をお盆休みにしたいので計画年休を入れる」というところから検討が始まり、その後になって新入社員の年休がないことに気付くケースがあります。

計画日を決める前に、社員ごとの付与日と残日数を一度一覧にして確認しておくことをおすすめします。

また、年5日の取得義務との関係では、計画年休によって取得した日数を5日に算入できます。

計画年休を適切に利用すれば、会社側の取得管理を効率化することも可能です。

一方で、制度を形式的に整えるだけでは十分ではありません。

社員にとって自由に休める日が確保されているか、業務上無理のない日程になっているか、休暇が不足する社員に不公平な取扱いが生じないかまで確認することが、実際の労務管理では重要です。

制度内容や行政上の取扱いは改正等によって変わる可能性があります。

正確な情報は公式サイトをご確認ください。

制度の基本については、 厚生労働省の労働時間・休暇に関する情報 や、 e-Gov法令検索の労働基準法 で確認できます。

会社ごとの就業規則、付与基準日、年休残日数、休業日の設定によって適切な対応は異なります。

制度を新しく導入する場合や、現在の計画年休の運用に不安がある場合には、個別の状況を整理したうえで、 最終的な判断は専門家にご相談ください。