有給休暇一斉付与とは？基準日統一の要件を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

有給休暇の一斉付与とは、従業員ごとに異なる年次有給休暇の基準日を、毎年4月1日などの共通日にそろえて付与する方法です。

実務では斉一的付与、斉一的取扱い、基準日の統一などと呼ばれます。

年次有給休暇は本来、雇入れの日から6か月後、その後は原則として1年ごとに付与するため、中途採用が多い会社では従業員ごとに付与日がバラバラになります。

そこで基準日を統一すると管理しやすくなりますが、会社の都合だけで付与日を遅らせることはできません。

この記事では、有給休暇を一斉付与するための法的な考え方から、初回付与、中途入社者、出勤率8割、分割付与、年5日の取得義務、就業規則、既存社員を新制度へ移行するときの注意点まで、企業の人事・労務担当者が制度設計できるように整理します。

• 有給休暇を一斉付与できる法的な要件
• 入社日や6か月後に行う初回付与の設計方法
• 出勤率8割と年5日の取得義務の管理方法
• 就業規則の変更と既存社員の移行方法

有給休暇の一斉付与は認められるか

結論からいうと、一定の条件を満たせば、年次有給休暇の基準日を全社員で統一することは可能です。

ただし、労働基準法が定める付与時期より労働者に不利になる制度にはできません。

まずは一斉付与の基本となる考え方を確認していきましょう。

斉一的取扱いが認められる要件

年次有給休暇は、原則として雇入れの日から6か月間継続勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤した労働者に対して付与します。

一般的な週5日勤務の労働者であれば、最初に10日、その後は勤続年数に応じて11日、12日と増えていきます。

そのため、4月1日入社の従業員であれば原則として10月1日、7月1日入社であれば翌年1月1日というように、本来は従業員ごとに基準日が異なります。

もっとも、中途採用が多い会社で一人ひとりの基準日を管理すると、付与漏れや年5日の取得義務の管理漏れにつながりやすくなります。

そこで認められているのが、全社員について4月1日などの共通基準日を設定する 年次有給休暇の斉一的取扱い です。

厚生労働省の行政通達でも、こうした要件を満たす斉一的取扱いや分割付与は差し支えないとされています。

実際によくある相談が、「入社日がバラバラなので毎年4月1日に統一したい」というものです。

この場合も、 4月1日へそろえること自体ではなく、各従業員について法定の付与日より遅くならないか を一人ずつ確認することが重要です。

なお、一般的な法定付与日数そのものを確認したい場合は、 有給の付与日数を一覧で確認できる実務解説 も参考にしてください。

基準日は前倒しし後ろ倒ししない

一斉付与を設計するときに最も重要なのが、 前倒しはできますが、後ろ倒しはできない という考え方です。

たとえば、4月1日入社の従業員は、原則として10月1日に初回の年次有給休暇が発生します。

この従業員に会社独自の制度として4月1日の入社時点で10日付与するのであれば、法定より6か月早く付与することになるため、労働者に有利な取扱いです。

一方で、「会社の統一基準日が毎年4月1日だから」という理由で、10月1日に本来付与される年休を翌年4月1日まで待たせることはできません。

本来の基準日から6か月遅れてしまうからです。

さらに、一度基準日を前倒しした場合、翌年度だけ元の法定基準日に戻すという運用も適切ではありません。

たとえば、4月1日入社者に入社時10日を付与し、翌年4月1日に11日を付与する制度であれば、その後も原則として毎年4月1日に勤続年数に応じた日数を付与していく設計にします。

私が就業規則を見る場合も、「今年だけ前倒し」「来年は通常どおり」という設計になっていないかは確認するポイントです。

一斉付与は単発の処理ではなく、翌年度以降まで含めて制度を組む必要があります。

前倒し期間は出勤したものとみなす

有給休暇を一斉付与するときには、付与日だけでなく、次回付与時の 出勤率8割の判定 にも注意が必要です。

通常、年次有給休暇は全労働日の8割以上出勤していることが付与要件です。

しかし、一斉付与によって本来の基準日を前倒しすると、出勤実績を確認できる期間自体が短くなります。

そこで、法定の基準日より前倒ししたことによって短縮された期間については、 全期間出勤したものとみなして出勤率を計算します。

たとえば4月1日入社の従業員について、本来10月1日に10日付与するところ、入社時の4月1日に10日を付与するとします。

この場合、会社が自ら6か月前倒ししたことによって生じた期間について、実際の勤務実績が存在しないことを理由に労働者を不利に扱うことはできません。

また、産前産後休業、育児休業・介護休業、業務上の傷病による休業など、法令上、出勤したものとして扱う期間もあります。

一斉付与によるみなしと、こうした法定のみなしを混同しないようにしましょう。

勤怠システムに出勤率を自動計算させている会社ほど注意が必要です。

システムが会社独自の基準日だけを見て計算していると、前倒し部分のみなし処理が反映されていないことがあります。

初回付与は三つの方法から選ぶ

一斉付与を導入するときに一番悩みやすいのが、 新しく入社した従業員の初回付与をどうするか です。

代表的な考え方として、入社時に付与する方法、6か月後に付与して次の共通基準日にそろえる方法、分割して付与する方法があります。

入社日にまとめて付与する方法

もっともシンプルなのは、入社日に10日を付与し、その後は毎年4月1日などの共通基準日に付与する方法です。

従業員にとっては入社直後から年休を利用でき、会社側も初回付与漏れが起きにくいというメリットがあります。

その一方で、入社直後に退職する従業員にも既に年休を付与している点は考慮する必要があります。

6か月後に初回付与する方法

入社から6か月後に10日を付与し、その後、法定の次回基準日より前に到来する共通基準日に次の日数を付与して、以後は共通基準日へそろえる方法もあります。

この方法では初回について労働基準法の原則に近い運用ができますが、入社日によって初回付与日と共通基準日の間隔が変わります。

制度を作るときは、次回の法定付与日を超えないよう一人ずつ確認する必要があります。

分割して付与する方法

入社時に一部を付与し、残りを後日付与したうえで共通基準日に移行する方法もあります。

人材採用上、入社直後から一定の日数を利用できるようにしたい会社では選択肢になります。

中途入社者は付与間隔に注意する

一斉付与で最も慎重に確認したいのが中途入社者です。

4月1日など年1回の基準日だけを設定すると、入社月によっては初回の付与が法定の6か月後を超えてしまうからです。

たとえば、毎年4月1日を共通基準日にしている会社に4月2日に入社した従業員を考えてみます。

この従業員を単純に「次の4月1日に一斉付与」としてしまうと、入社からほぼ1年待たせることになります。

法定の初回基準日は入社6か月後ですから、そのような後ろ倒しは避けなければなりません。

このため、中途採用が多い会社では、次のような設計が実務上考えられます。

• 入社日に初回分を前倒し付与する
• 入社6か月後に初回付与し、その後共通基準日に移行する
• 4月と10月など年2回の統一基準日を設ける
• 入社時に一部を付与する分割付与を利用する

年1回ではなく年2回の基準日を設定すると、中途入社者について前倒しする期間を短くしやすくなります。

会社によっては4月1日と10月1日の2回に分けることで、管理負担と前倒し付与のバランスを取っています。

有給休暇の一斉付与は、制度そのものより中途入社者の例外処理でミスが起きやすいところです。

採用時によく確認しますが、「正社員は4月1日一斉付与」とだけ決め、年度途中入社者の規定がない就業規則は珍しくありません。

有給休暇の一斉付与を導入する方法

一斉付与を実際に導入する場合は、基準日だけを決めるのでは不十分です。

分割付与、出勤率、年5日の取得義務、就業規則、既存社員から新制度への移行までを一つの仕組みとして設計する必要があります。

分割付与を組み合わせる方法

分割付与とは、初年度に付与する法定年休日数を一度に付与せず、その一部を法定基準日より前に付与する方法です。

一斉付与と組み合わせることで、中途入社者の初回付与を調整しやすくなります。

たとえば4月1日入社の従業員について、入社時に5日、6か月後の10月1日に残り5日を付与し、その後は翌年4月1日に11日を付与するような設計が考えられます。

このケースでは、最初の5日について法定基準日より6か月前倒ししています。

そのため、次年度についても同程度以上の前倒しを維持するという考え方が重要になります。

また、法定年休として付与している日と、会社独自の特別休暇を区別することも大切です。

たとえば「入社時に3日休める」という制度があっても、それが法定年休の前倒し付与なのか、会社独自の特別休暇なのかによって、その後の残日数や年5日の取得義務への算入が変わります。

就業規則、雇用契約書、勤怠システムで名称と処理を統一しておきましょう。

出勤率8割の計算と算定期間

年次有給休暇の付与要件となる出勤率は、基本的に次の計算式で確認します。

一斉付与では、通常の年休管理よりも算定期間の設定が複雑になります。

基準日を前倒しすると、本来の基準日までの期間が短縮されるためです。

この短縮された期間については、斉一的取扱いのルールに従い、全期間出勤したものとして出勤率を判定します。

一方、実際に勤務した期間については、通常どおり全労働日と出勤日数を確認します。

また、法律上、出勤したものとみなされる代表的な期間として、次のようなものがあります。

• 業務上の負傷や疾病による療養のための休業期間
• 産前産後休業の期間
• 育児休業や介護休業の期間
• 年次有給休暇を取得した日

一斉付与への移行初年度では、通常年度とは異なる算定期間になることがあります。

そのため、担当者の判断だけで毎年計算方法が変わらないよう、 どの期間の出勤率を判定するのかを制度導入時に明確にしておく ことが重要です。

特に長期欠勤、休職、育児休業などがある従業員では、単純な勤怠システムの出勤率表示だけで判断しないようにしましょう。

全労働日やみなし出勤日の具体的な整理については、 有給休暇の出勤率8割の計算方法 で詳しく解説しています。

年5日の取得義務とダブルトラック

有給休暇の基準日を統一する大きなメリットの一つが、 年5日の取得義務を管理しやすくなること です。

年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者について、使用者は原則として基準日から1年以内に5日を取得させる必要があります。

本人が自ら取得した日や、計画的付与によって取得した日については、その日数を5日から差し引いて考えます。

個人ごとに基準日が違う会社では、Aさんは10月から翌年9月、Bさんは1月から12月というように管理期間も異なります。

共通基準日を4月1日に統一できれば、多くの従業員について4月1日から翌年3月31日までという同じ期間で進捗を確認できるため、管理はかなりしやすくなります。

ただし、一斉付与への移行時や前倒し付与を行った場合には、旧基準日に基づく1年間と、新基準日に基づく1年間が重複することがあります。

これがいわゆる ダブルトラック です。

一定の場合には、重複する履行期間をまとめ、期間の長さに応じて比例按分する管理方法を利用できます。

たとえば管理期間を18か月として取り扱うケースでは、5日×18か月÷12か月という考え方から、7.5日の取得を確認する方法があります。

実際にどの管理方法を採用できるかは、付与方法や基準日の設定によって異なるため、個別に確認してください。

このダブルトラックの具体的な計算や端数処理については、 ダブルトラック年次有給休暇と年5日義務の計算 で詳しく整理しています。

なお、 一斉付与と計画的付与は別制度です。

一斉付与は「年休をいつ付与するか」を統一する仕組みです。

これに対して計画的付与は、既に付与されている年休について「いつ取得するか」を労使協定によって計画的に定める制度です。

名前が似ていますが、実務では切り分けて考えましょう。

就業規則と労使協定を整備する

一斉付与を導入するときは、運用担当者だけがルールを理解していればよいわけではありません。

基準日や付与条件について、就業規則上も明確にしておくことが重要です。

年次有給休暇に関する事項は、休暇に関する労働条件として就業規則で定めるべき事項です。

特に常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・届出義務があります。

一斉付与を導入する場合には、少なくとも次の内容を整理しておくとよいでしょう。

• 共通基準日
• 初年度の付与方法
• 中途入社者の取扱い
• 法定基準日より前倒しする場合の取扱い
• 出勤率8割の算定方法
• 分割付与を行う場合の付与日数と時期
• 年5日の取得義務の管理期間
• 制度変更時の経過措置

会社によっては、一斉付与のルールについて従業員代表と書面で確認しておくこともあります。

法律上必須の労使協定とは別ですが、制度変更の内容を説明し、従業員との認識を合わせる意味では有効です。

特に既存社員の制度を変更する場合には、不利益変更にならないかを確認する必要があります。

付与日を早め、法定日数を確保したまま基準日を統一するだけであれば通常は労働者に不利になりにくい一方、付与日を遅らせる、既存の付与日数を減らす、利用できる年休を実質的に減らすといった変更は慎重な検討が必要です。

移行時は既存社員の付与日を早める

既に入社日ごとの個別基準日で運用している会社が一斉付与へ切り替える場合は、既存社員の移行方法を決める必要があります。

基本となる考え方は、 従来の基準日より付与を遅らせないこと です。

たとえば新しい共通基準日を4月1日にするとします。

従来の次回基準日が7月1日の従業員であれば、4月1日に前倒しして付与する設計が考えられます。

一方、従来の次回基準日が2月1日の従業員について、「4月1日に統一するから2か月待ってください」とすることは避けなければなりません。

この場合は2月1日に従来どおり付与したうえで、その後の4月1日への移行方法を検討する必要があります。

実務では、Excelなどで次の項目を一覧化してから制度を変更すると安全です。

さらに、付与日の変更によって年5日の取得義務の管理期間が重ならないか、前倒し期間の出勤率をどのように処理するかも同時に確認します。

一斉付与への変更は、一度正しく設計すれば翌年度以降の管理を大幅に簡素化できます。

ただし、最も作業量が多いのは移行初年度です。

既存社員を一括処理するのではなく、一人ずつ旧制度と新制度を突き合わせることが結果的に安全です。

有給休暇の一斉付与を適切に運用する

有給休暇の一斉付与は、入社日が異なる従業員の基準日を統一し、付与管理や年5日の取得義務を管理しやすくする有効な方法です。

ただし、「4月1日に全員へ付与する」と決めるだけでは制度として不十分です。

法定基準日より後ろ倒しにしないこと、前倒し期間の出勤率を適切に扱うこと、翌年度以降も前倒しを維持すること が基本になります。

さらに、新入社員については、入社時付与、6か月後付与、分割付与などから会社に合う方法を決め、中途入社者が法定基準日を超えて待たされないようにする必要があります。

私が実務で特に重要だと考えているのは、制度の文章だけでなく、実際の入社日を使ってシミュレーションすることです。

1月入社、4月入社、7月入社、10月入社など複数のケースを試せば、付与日の後ろ倒しや管理期間の重複を発見しやすくなります。

また、一斉付与を導入すると、入社時付与による早期離職者への年休付与、前倒しによる実質的な付与増、勤怠システムの設定変更など、会社側に新たな負担が発生する場合もあります。

管理が楽になるという理由だけで決めず、採用方針や人員構成まで含めて設計しましょう。

有給休暇の一斉付与は、正しく設計すれば会社にも従業員にも分かりやすい制度になります。

基準日だけを見るのではなく、初回付与、出勤率、年5日義務、就業規則まで一つの仕組みとして整えて運用することが大切です。