退職証明書とは？記載事項・発行義務・書き方を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

退職証明書とは、労働者が会社を退職した際に、在籍期間や業務の種類、賃金、退職理由などを会社に証明してもらうための書類です。

労働基準法第22条に根拠があり、退職した労働者から対象となる事項について請求を受けた会社は、遅滞なく交付しなければなりません。

一方で、会社が好きな内容を自由に記載できる書類ではありません。

特に重要なのが、労働者が請求していない事項を記載してはいけないという点です。

退職理由をめぐって会社と本人の認識が異なる場合などは、書き方一つでトラブルになることもあります。

また、離職票や在職証明書、雇用保険被保険者証など、退職時には似た名前の書類がいくつも登場します。

それぞれ発行する機関や用途が異なるため、企業の人事・総務担当者も、退職する本人も違いを整理しておくことが大切です。

この記事では、退職証明書の発行義務、記載できる項目、会社側の書き方、退職者側の請求方法、離職票との違い、会社が発行してくれない場合の対応まで、実務で迷いやすいポイントを順番に解説します。

• 退職証明書の発行義務と記載できる事項
• 離職票や解雇理由証明書との違い
• 会社側の退職証明書の書き方と発行方法
• 退職証明書の請求方法ともらえない場合の対応

退職証明書とは？発行義務と基本ルール

まず押さえておきたいのは、退職証明書は会社が任意のサービスとして発行する書類ではないということです。

労働基準法第22条では、退職した労働者が一定の事項について証明書を請求した場合、使用者に対して遅滞なく交付する義務を定めています。

ただし、すべての退職者に会社が自動的に交付しなければならないわけではありません。

基本となるのは、労働者から請求があった場合に交付するという仕組みです。

この点を理解すると、退職証明書と離職票など他の退職関係書類との違いも整理しやすくなります。

退職証明書に記載できる5項目

労働基準法第22条第1項では、退職した労働者が会社に証明を求めることのできる事項を定めています。

法律上の対象となるのは、次の5項目です。

実務で特に注意したいのは、 会社が必要だと思う情報をすべて書く書類ではない という点です。

例えば、退職者が使用期間と業務の種類だけを請求したのであれば、原則としてその2項目について証明します。

退職証明書には法律で定められた統一様式がありません。

そのため、会社独自の様式を使用することもできます。

重要なのは書式そのものではなく、証明内容が事実に沿っており、本人が請求した範囲に収まっていることです。

請求していない事項は記載できない

退職証明書で最も重要なルールの一つが、労働基準法第22条第3項です。

同項では、使用者は労働者が請求していない事項を証明書に記入してはならないとされています。

例えば、退職者が「使用期間だけを記載してください」と請求しているにもかかわらず、会社が退職理由や賃金、役職などを追加して記載することは避けなければなりません。

会社側からすると、「せっかく作るので全部書いておいた方が親切だろう」と考えてしまうことがあります。

しかし、退職証明書についてはその考え方が適切とは限りません。

必要以上に記載しないこと自体が法令上のルール になっています。

特に注意したいのが退職の事由です。

本人が退職事由の記載を求めていないのであれば、会社側の判断で自己都合退職、会社都合退職などと記載するべきではありません。

また、労働基準法第22条第4項では、あらかじめ第三者と謀って労働者の就業を妨げる目的で、国籍、信条、社会的身分、労働組合運動に関する通信をしたり、証明書に秘密の記号を記載したりすることも禁止されています。

退職証明書は、前職の会社が退職者を評価するための書類ではありません。

転職を妨害するような情報を書き込むものでもありません。

この位置付けを会社側が理解しておくことが大切です。

退職証明書は退職後2年以内に請求できる

退職証明書は、必ず退職した直後に請求しなければならないわけではありません。

退職時の証明を求める権利については、労働基準法第115条との関係から、 退職時から2年間 が請求できる期間とされています。

例えば、退職した直後には必要なかったものの、1年後の転職手続きで前職の使用期間や業務内容を証明する必要が生じた場合でも、退職時から2年以内であれば会社へ請求することができます。

また、退職証明書の請求回数について法律上の制限が設けられているわけではありません。

一度発行したからといって、それだけで以後の請求に応じなくてよいというものではない点にも注意が必要です。

なお、2年を経過した後は、労働基準法第22条に基づく請求権の時効との関係から、法律上当然に交付を求められるとは限りません。

過去の勤務先へ証明書を求めたい場合は、必要になった時点で早めに請求することをおすすめします。

退職前や退職日に発行してもらえるか

退職証明書について、「転職先から提出を求められているので退職前にもらいたい」という相談もあります。

労働基準法第22条第1項の退職証明書は、基本的には労働者が退職した場合に請求することを前提とする制度です。

そのため、 退職前の段階で法律上当然に退職証明書を発行する義務があるとは整理しにくい 点には注意してください。

ただし、退職日がすでに確定しており、会社と本人の間で争いもない場合には、会社が任意で事前に書類を準備したり、退職予定日を記載した証明書を発行したりすることは実務上考えられます。

例えば、転職先から退職予定日の証明を求められているケースでは、在職証明書に退職予定日を記載したものや、退職予定証明書などで対応できる場合があります。

どの書類が必要なのかは、提出先へ確認しておくと確実です。

退職日に証明書を受け取りたい場合は、退職日の直前になって依頼するのではなく、事前に会社へ必要な記載事項を伝えておくとスムーズです。

なお、退職日と最後に勤務した日は必ずしも同じではありません。

有給休暇を消化して退職するケースなどでは日付がずれるため、詳しくは 退職日と最終出勤日の違いを社労士がわかりやすく解説 も参考にしてください。

解雇理由証明書との違い

退職証明書と混同されやすいものに、解雇理由証明書があります。

どちらも労働基準法第22条に関係する書類ですが、請求できる時期と目的が異なります。

退職証明書は、退職した労働者が使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由などについて証明を求めるものです。

一方、解雇理由証明書は、会社から解雇の予告を受けた労働者が、 解雇予告を受けた日から実際の退職日までの間に、解雇理由の証明を求める場合 に問題となります。

なお、解雇予告を受けた後に、その解雇とは別の理由で労働者自身が先に退職した場合は、その退職日以後について解雇理由証明書を交付する義務はないとされています。

会社側では、「解雇理由は離職票に書くからそれでよい」と考えないように注意が必要です。

労働基準法に基づく証明書の請求と、雇用保険に関する離職票の手続きは別の制度だからです。

離職票や在職証明書との違い

退職時には多くの書類が発行されるため、退職証明書と離職票、在職証明書、雇用保険被保険者証などを混同してしまうケースがあります。

最も大きな違いは、 誰が何のために発行する書類なのか という点です。

特に検索されることが多いのが、「退職証明書は離職票の代わりになるのか」という疑問です。

結論として、 退職証明書と離職票は正式には別の書類であり、原則として相互の代わりになるものではありません。

離職票は雇用保険の基本手当などの手続きに使用する書類で、退職証明書は会社が退職や勤務内容を証明する書類です。

離職票の仕組みや受け取り方については、 ハローワークの離職票とは？受け取り方と失業保険手続きを整理 で詳しく解説しています。

ただし、行政手続きによっては、退職日や健康保険の資格喪失日などを確認するため、複数の書類のうちいずれかを利用できる場合があります。

例えば国民健康保険や国民年金の手続きでは、自治体によって健康保険資格喪失証明書、離職票、退職証明書などの取扱いが異なる場合があります。

また、離職票が届かず失業給付の手続きが進められない場合も、退職証明書だけで正式な離職票に置き換えられると考えるのではなく、早めにハローワークへ相談することが大切です。

退職後の健康保険や年金などの手続きについては、 退職後の役所手続きを社労士が実務目線でやさしく解説 も確認しておくと全体像を整理しやすくなります。

退職証明書の書き方ともらう方法

ここからは、実際に退職証明書を発行する会社側と、退職証明書を受け取りたい退職者側の双方から、具体的な手続きを見ていきます。

会社側で重要なのは、本人が何を証明してほしいのかを最初に確認することです。

一方、退職者側では、提出先が何の情報を必要としているのかを確認してから請求すると、会社とのやり取りを減らすことができます。

会社側の退職証明書の書き方

退職者から退職証明書の発行を依頼された場合、会社ではまず「退職証明書をください」とだけ聞いて作成を始めるのではなく、 5項目のうち何を証明してほしいのか を確認します。

実務では、次のような流れにしておくと処理しやすくなります。

• 退職者本人から発行依頼を受ける
• 証明を希望する項目を確認する
• 人事記録や賃金台帳などで事実を確認する
• 請求された事項だけを記載する
• 内容を再確認して本人へ交付する
• 交付した記録を社内で保存する

退職証明書には法定の統一様式がないため、会社独自の書式でも構いません。

一般的には、対象者の氏名、証明する事項、会社名、代表者または証明者、証明年月日などを記載します。

会社印や代表者印については、労働基準法第22条が一律に押印を交付要件としているわけではありません。

ただし、提出先が押印済みの書類を求めていることもあるため、本人から用途を確認しておくとよいでしょう。

PDFなど電子データでの交付についても、提出先が受け付けるのであれば実務上利用しやすい方法です。

ただし、原本提出を求める機関もあります。

本人確認や送信先の確認を行ったうえで、安全な方法で交付してください。

テンプレートや雛形を使う際の注意点

退職証明書には法定の統一様式がないため、WordやExcelで会社独自のテンプレートを作成しても問題ありません。

インターネット上で公開されている無料の雛形を利用することもできます。

ただし、テンプレートをそのまま使えばよいわけではありません。

最も注意したいのは、最初から5項目すべてが記入される形式になっている場合です。

例えば、テンプレートに退職理由欄が用意されているからという理由だけで、本人が希望していない退職理由まで記載すると、労働基準法第22条第3項との関係で問題になります。

また、退職者本人が退職証明書を自分で作成して、それだけで会社の証明書として利用することはできません。

退職証明書は、勤務していた会社が事実を証明する書類だからです。

ただし、会社側から「様式を用意してください」と言われた場合などに、本人が雛形を作成し、会社に内容を確認してもらったうえで会社名義の証明書として発行してもらう方法は考えられます。

会社側で初めて様式を作る場合は、厚生労働省が公開しているモデルも参考になります。

厚生労働省の労働基準法関係主要様式 では、退職事由に係るモデル退職証明書が公開されています。

モデル様式を参考にしながら、自社で使用しやすいWordやExcel形式に整備し、本人が希望する項目だけを選択できる運用にしておくとよいでしょう。

退職証明書をもらうにはどう請求するか

退職証明書をもらいたい場合、請求先はハローワークや労働基準監督署ではなく、 退職した会社です。

実際に勤務していた会社が証明書を作成して発行します。

法律上、退職証明書の請求方法について決められた申請書があるわけではありません。

口頭で請求することもできますが、私は実務上、メールや書面など記録が残る方法をおすすめしています。

会社へ依頼するときは、少なくとも次の内容を伝えておくとスムーズです。

• 氏名
• 退職日
• 退職証明書を希望すること
• 証明してほしい項目
• 必要な時期
• 郵送またはPDFなど希望する受取方法

転職先から提出を求められている場合は、転職先が具体的に何を確認したいのかも確認しておきましょう。

使用期間だけでよいのか、職務内容や退職日まで必要なのかによって、会社へ依頼する内容が変わります。

国民健康保険や国民年金などの行政手続きで必要になった場合についても、先に市区町村などへ必要書類を確認することをおすすめします。

退職証明書以外に、健康保険資格喪失証明書や離職票などを利用できることもあります。

特に期限のある手続きでは、「退職証明書でなければ絶対にできない」と思い込まず、提出先に代替書類を確認することで早く処理できるケースがあります。

退職証明書をもらえないときの対処法

会社へ退職証明書を依頼しても発行してもらえない場合は、まず一度、メールや書面で正式に請求してみてください。

口頭で上司に頼んだだけの場合、人事担当者まで依頼が伝わっていなかったということもあります。

そのため、会社名、担当部署、自分の氏名、退職日、証明を求める事項を明確にして記録を残すことが大切です。

それでも会社が正当な理由なく退職証明書を発行しない場合は、 労働基準監督署へ相談することができます。

労働基準法第22条第1項では、労働者から対象事項について請求を受けた使用者は、遅滞なく証明書を交付しなければならないと定めています。

また、第3項では本人が請求していない事項を記載することが禁止されています。

これら第22条第1項から第3項までの規定への違反については、労働基準法第120条により 30万円以下の罰金 が定められています。

また、転職先への提出期限や行政手続きが迫っているのであれば、退職証明書の発行を待つことだけに集中しないようにしてください。

転職先であれば、雇用契約書、源泉徴収票、給与明細などで一時的に代替できないか確認します。

国民健康保険や国民年金などについては、健康保険資格喪失証明書や離職票など、別の書類で手続きできないか市区町村へ確認してみましょう。

退職証明書の発行と請求で押さえるポイント

退職証明書は、退職者の在籍期間や職務、賃金、退職の事由などについて、勤務していた会社が証明する書類です。

実務で最も重要なのは、 会社には請求された事項を遅滞なく証明する義務がある一方、本人が請求していない事項を書いてはいけない という点です。

会社側では、退職者から依頼を受けたら、まず何を証明してほしいのかを確認してください。

特に退職理由については、会社の判断で自動的に記載するのではなく、本人の請求範囲と事実関係を確認することが重要です。

退職者側では、退職証明書が必要になったら、退職した会社へ使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職事由のうち必要な項目を明確にして請求します。

退職時から2年以内であれば請求でき、請求回数についても一律の制限はありません。

また、離職票、在職証明書、雇用保険被保険者証などとは、それぞれ用途が異なります。

特に離職票は雇用保険の基本手当などの手続きに使用する公的な書類であり、退職証明書とは別物として考えてください。

労働基準法や行政機関の取扱いは、法改正や運用変更によって変わる可能性があります。

正確な情報は公式サイトをご確認ください。

また、退職理由について会社と本人の主張が異なる場合や、解雇、退職勧奨などをめぐって争いがある場合は、退職証明書だけで判断せず、個別の事情を踏まえた検討が必要です。

最終的な判断は専門家にご相談ください。