年次有給休暇管理簿とは？作り方・記載事項・保存期間を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

年次有給休暇管理簿は、会社が労働者ごとの年次有給休暇の取得状況を記録するための法定の管理書類です。

2019年4月から作成が義務づけられており、時季、日数、基準日の3つを記録することが基本になります。

ただ、実務では「付与日数や残日数まで書く必要があるのか」「Excelで作ってもよいのか」「3年保存なのか5年保存なのか」「パートや派遣社員も対象なのか」など、細かな部分で迷いやすい書類でもあります。

この記事では、年次有給休暇管理簿を初めて作る人事・総務担当者でも運用できるように、法定の記載事項から記入例、ひな形、保存期間、年5日の取得義務との関係まで実務目線で整理します。

• 年次有給休暇管理簿を作成する対象者と法的な位置づけ
• 時季・日数・基準日の具体的な記載方法
• Excelや勤怠システムを使った管理簿の作り方
• 保存期間や年5日の取得義務を含む実務上の注意点

年次有給休暇管理簿の作成義務と基本

まず押さえておきたいのは、年次有給休暇管理簿が単なる社内の有給残日数表ではないという点です。

労働基準法施行規則に基づいて作成する書類であり、会社独自の有給管理表とは目的が少し違います。

誰について作成するのか、何を記録しなければならないのかを最初に整理しておきましょう。

年次有給休暇管理簿の対象者

年次有給休暇管理簿は、労働基準法に基づく年次有給休暇を与えた労働者について、労働者ごとに作成するのが基本です。

ここでよくある誤解が、 年5日の取得義務の対象者だけについて管理簿を作ればよい という考え方です。

年5日の取得義務は、法定の年次有給休暇が年間10日以上付与される労働者が対象です。

一方、年次有給休暇管理簿については、年休を与えた労働者について作成するため、両者は対象範囲を同じものとして考えないほうがよいでしょう。

特にパートやアルバイトは見落とされやすいところです。

週の所定労働日数が少ない労働者については比例付与となり、最初の付与日数が10日未満になることがあります。

その場合、年5日取得義務の対象にはならないことがありますが、だからといって有給休暇そのものが存在しないわけではありません。

また、年次有給休暇の付与には、原則として継続勤務期間と出勤率の要件があります。

会社側では「正社員一覧」をそのまま有給管理の対象者一覧にするのではなく、雇用形態を問わず、年次有給休暇が発生している労働者を確認する仕組みにしておくことが大切です。

有給管理簿に必要な3つの記載事項

年次有給休暇管理簿について最も重要なのが、何を記録しなければならないのかという点です。

労働基準法施行規則第24条の7では、年次有給休暇管理簿について、労働者ごとに 時季、日数、基準日 を明らかにすることが求められています。

法令上の必須事項は、この3つです。

一方で、実際の会社の有給休暇管理簿を見ると、氏名、入社日、付与日数、前年度繰越日数、取得日数、残日数なども記載されていることが多いです。

これらは、年次有給休暇管理簿として管理しやすくするために追加している項目です。

特に付与日数と残日数は、年5日の取得状況や労働者からの残日数の問い合わせに対応するためにも、実務上は入れておいたほうが便利です。

項目を増やしすぎて誰も更新できない管理簿にする必要はありません。

私が実務で見る場合も、まず確認するのは「誰が、いつ付与され、いつ何日取得したのかが追えるか」です。

凝った表を作ることより、毎回正しく更新できる仕組みにするほうが重要です。

時季と取得日数の正しい記録方法

時季とは、労働者が実際に年次有給休暇を取得した日を指します。

たとえば2026年4月1日が基準日で、その後4月18日、5月2日、7月10日に1日ずつ年休を取得した場合、それぞれの取得日を記録します。

労働者本人が希望して取得した年休だけではありません。

使用者が年5日の取得義務に基づいて時季指定した年休や、計画的付与によって実際に取得した年休についても管理します。

実務では、取得方法の区分まで設けておくと管理しやすくなります。

なお、年次有給休暇管理簿に記録する日数は、単純に給与計算上の有給日数だけを転記すればよいとは限りません。

たとえば給与計算ソフト上では、有給休暇と特別休暇が同じ「有給休暇」という区分で処理されている会社があります。

しかし、慶弔休暇や会社独自のリフレッシュ休暇などは、労働基準法上の年次有給休暇とは別の休暇です。

勤怠システムを導入している会社では、休暇区分を設定するときに「年次有給休暇」「特別休暇」「欠勤」などを明確に分けておくと、その後の管理がかなり楽になります。

有給管理簿の基準日の考え方

年次有給休暇管理簿で一番間違いやすい項目が基準日です。

一般的には、年次有給休暇が付与される日を基準として管理します。

法律どおり入社から6か月後に初回付与し、その後1年ごとに付与する会社であれば、従業員ごとに基準日が異なることがあります。

たとえば2025年10月1日入社の労働者について、法定どおり運用する場合、初回付与は原則として2026年4月1日です。

この4月1日を起点として、年次有給休暇の取得状況を管理します。

一方、中小企業でもよくあるのが、全社員の有給休暇の基準日を4月1日などに統一する運用です。

基準日を統一すると管理はしやすくなりますが、入社時期によっては法定の付与日より遅くならないよう、前倒しで年次有給休暇を付与する必要があります。

さらに、前倒し付与を行った場合には、 第一基準日と第二基準日 が関係するケースがあります。

年5日の取得義務について複数の管理期間が重複する場合には、単純にそれぞれの期間で5日ずつ取得させるのではなく、法令で定められた方法によって履行期間と必要日数を調整する仕組みがあります。

有給の付与日、繰越、消滅日の基本については、 有給の付与日・消滅日・繰越ルール でも詳しく整理しています。

実務上は、Excelを作り始める前に、会社が「入社日基準」で管理しているのか「統一基準日」で管理しているのかを確認することが重要です。

ここが曖昧なまま管理簿だけ作ると、表はきれいでも基準日そのものが間違っているという状態になりかねません。

半日・時間単位年休の記入例

半日単位や時間単位で年次有給休暇を取得できる会社では、管理簿の記録方法も工夫する必要があります。

まず、半日単位の年休については、実際に半日取得したことが分かるように記録し、日数については0.5日として管理するのが基本です。

たとえば午前半休を取得した場合は、次のように記録できます。

ここで特に注意したいのが、 時間単位年休は年5日の取得義務を満たす日数には算入できない という点です。

たとえば1日の所定労働時間が8時間の従業員が、年間で40時間の時間単位年休を取得したとしても、「40時間÷8時間＝5日だから年5日取得済み」とすることはできません。

一方で、年次有給休暇管理簿には、時間単位で実際に取得した時間数も分かるように記録しておく必要があります。

このため、時間単位年休を導入している会社では、管理簿上の「有給取得合計」と「年5日取得義務のカウント」を別項目にしておく方法が分かりやすいです。

給与計算用の有給残時間と年5日取得義務の管理を同じ数字で処理すると、時間単位年休の多い会社では間違いが発生しやすくなります。

勤怠システムを利用する場合も、時間単位年休を年5日の取得実績へ自動的に含めていないか、一度設定を確認しておくと安心です。

年次有給休暇管理簿の作り方と運用

必要事項を理解したら、次は実際の管理簿をどのように作り、運用するかを考えます。

法令で決められた専用様式があるわけではないため、会社の人数や勤怠管理方法に合わせてExcel、紙、勤怠システムなどを選べます。

ただし、保存期間や年5日の取得管理まで含めて運用できる形にしておくことが重要です。

有給休暇管理簿のひな形と様式

年次有給休暇管理簿には、全国の会社が必ず使わなければならない統一様式はありません。

つまり、必要事項を確認できるのであれば、会社独自のExcelファイルでも、紙の一覧表でも、勤怠管理システムでも構いません。

厚生労働省や労働局でも作成例が公開されていますので、初めて作成する会社であれば参考にするとよいでしょう。

最低限の形としては、次のような項目があると管理しやすくなります。

このうち法令上の中心となるのは時季、日数、基準日ですが、実務では付与日数と残日数を加えておくとかなり使いやすくなります。

特に年5日の取得義務を管理するのであれば、「取得日数」だけではなく「5日義務に算入できる取得日数」を表示できると便利です。

また、前年度から繰り越した年休がある会社では、単純に「残日数」だけを表示すると、どの年度に付与された年休なのか分からなくなることがあります。

労働者名簿や賃金台帳とあわせて調製することも認められています。

ただし、一体化した結果、担当者が「どこに年休情報が入っているか分からない」という状態では意味がありません。

労働基準監督署の調査などで確認を求められた際に、必要な情報を速やかに提示できる状態にしておきましょう。

エクセル・紙・システムの選び方

年次有給休暇管理簿は、Excel、紙、勤怠管理システムのどれを利用しても構いません。

ただし、会社の規模や基準日の運用方法によって向き不向きがあります。

従業員が数名程度であれば、Excelでも十分に管理できます。

一方、従業員数が増えて基準日が一人ひとり違う会社では、毎月誰が新しい基準日を迎えるのか、年5日取得期限がいつなのかを手作業で確認するのは徐々に難しくなります。

私が中小企業の有給管理を見るときも、人数そのものより、 基準日が何パターンあるか を重視します。

100人いて全員4月1日基準であれば比較的管理しやすい一方、20人でも全員が入社日基準なら、毎月異なる期限を追う必要があります。

勤怠システムを使っているから安心、とは限りません。

最初の設定を間違えていれば、その後は間違った数字がきれいに自動計算され続けます。

導入時や就業規則の変更時には、実際の付与ルールとシステム設定が一致しているか確認してください。

有給管理簿の保存期間と注意点

年次有給休暇管理簿は、年次有給休暇を与えた期間中と、その期間が満了した後も保存する必要があります。

労働基準法施行規則上の保存期間は 5年間 ですが、現在は経過措置により、 当分の間は3年間 とされています。

ここはインターネット上の記事によって「3年」と書いてあるものと「5年」と書いてあるものがあり、担当者が混乱しやすいところです。

これは単純にどちらかが間違いというわけではなく、本則の期間と経過措置による現在の取扱いをどう表現しているかによる違いがあります。

法令上の内容を確認する場合は、 e-Gov法令検索の労働基準法施行規則 など、最新の公式情報で確認してください。

また、年次有給休暇管理簿を労働者名簿や賃金台帳と一体で管理している場合には、保存期間の違いによって必要な情報を先に削除しないよう注意が必要です。

電子データで保存する場合も同じです。

担当者が退職した、パソコンを入れ替えた、勤怠システムを変更したといった理由で過去データが確認できなくなるケースがあります。

保存期間については今後、経過措置が変更される可能性があります。

社内規程に具体的な年数を書き込む場合は定期的な見直しが必要になるため、「法定の保存期間」と定めて運用する方法も考えられます。

有給管理簿の罰則と5日取得義務

年次有給休暇管理簿について、「作らなかったら罰金はいくらですか」と聞かれることがあります。

年次有給休暇管理簿を作成・保存しなかったこと自体について、年5日の取得義務違反のような直接的な罰則規定が設けられているわけではありません。

ただし、ここだけを見て 「罰則がないなら作らなくてもよい」 と考えるのは適切ではありません。

年次有給休暇管理簿には法令上の作成義務がありますし、何よりも年5日の取得義務を正確に管理するために重要な書類だからです。

2019年4月以降、法定の年次有給休暇が10日以上付与される労働者については、使用者は原則として基準日から1年以内に5日の年次有給休暇を確実に取得させる必要があります。

労働者本人が5日取得していれば、会社が年5日義務のために追加で時季指定する必要はありません。

計画的付与により実際に取得した年休日数も、制度上認められる範囲で5日の取得実績に含まれます。

計画的付与の仕組みについては、 有給休暇の計画的付与の導入手続きと注意点 もあわせて確認してください。

一方で、対象者が5日取得していない場合には、会社側が必要な対応を取らなければなりません。

年5日の取得義務に違反した場合には、労働基準法第120条により 30万円以下の罰金 の対象になる可能性があります。

さらに、対象労働者1人ごとに違反が成立し得る点も注意が必要です。

実務では年度末になってから一斉に確認するのでは遅い場合があります。

基準日が従業員ごとに違えば、取得期限も一人ひとり異なるためです。

私であれば、基準日から半年程度経過した時点で取得日数を一度確認し、取得が0日や1日程度の従業員については早めに取得予定を確認する仕組みをおすすめします。

なお、年5日の取得義務、時季指定、罰則などの制度内容は、 厚生労働省の年次有給休暇取得促進特設サイト でも確認できます。

制度改正の可能性もあるため、正確な情報は公式サイトをご確認ください。

派遣社員の有給管理簿は誰が作るか

派遣社員が働いている会社では、「派遣社員も自社の有給休暇管理簿に載せる必要がありますか」という疑問が出てきます。

派遣労働者の年次有給休暇について管理する主体は、基本的に 雇用主である派遣元 です。

派遣社員は派遣先の職場で働いていますが、雇用契約を締結している相手は派遣元です。

そのため、年次有給休暇の付与、残日数の管理、年5日の取得義務、年次有給休暇管理簿の作成・保存についても、原則として派遣元が対応します。

派遣先としては、派遣社員が休むことで業務や人員配置に影響するため、取得日の連絡や業務調整には関わることがあります。

しかし、それと年次有給休暇を付与・管理する使用者としての義務は別の問題です。

派遣先が自社の正社員やパートと一緒に派遣社員の有給残日数まで管理する必要があるわけではありません。

一方、派遣先変更や契約更新があっても、派遣元との雇用関係が継続している場合には年休の取扱いが継続することがあります。

単純に「派遣先が変わったから有給がリセットされる」と考えないようにしてください。

派遣社員の有給休暇について詳しく確認したい場合は、 派遣社員の有給は誰が払うのかを解説した記事 でも整理しています。

年次有給休暇管理簿の実務チェック

最後に、年次有給休暇管理簿をすでに作成している会社も含めて、実務上のチェックポイントを整理します。

年次有給休暇管理簿は、Excelファイルが存在していれば終わりではありません。

重要なのは、基準日から取得状況まで正しい情報が継続して更新されていることです。

中小企業で特に多いのは、「有給の残日数は給与明細に載っているので管理できている」というケースです。

しかし、給与明細に残日数が表示されているだけでは、基準日や取得時季、年5日の対象期間をすぐに確認できないことがあります。

年次有給休暇管理簿として必要な情報を管理できているかは、別に確認しておきましょう。

また、Excel管理では担当者しか数式の仕組みを理解していない状態にも注意が必要です。

担当者の異動や退職によって更新できなくなると、有給休暇の付与日や残日数に誤りが生じやすくなります。

私は、有給管理については「誰でも使える程度にシンプルにする」ことも重要だと考えています。

時季、日数、基準日の3つを中心に、付与日数、残日数、年5日の取得状況を確認できれば、基本的な実務管理はかなりしやすくなります。

逆に、必要以上に複雑な数式や大量の管理項目を入れて更新されなくなるほうが問題です。

年次有給休暇管理簿は、監督署へ見せるためだけの書類ではありません。

誰にいつ年休を付与し、何日取得していて、年5日の義務をいつまでに満たさなければならないのかを把握するための実務上の管理ツールです。

まずは自社の管理簿について、時季、日数、基準日の3項目が確認できるかを見てください。

そのうえで、半日・時間単位年休、保存期間、年5日取得義務まで正しく管理できているかを点検するとよいでしょう。