就業規則とは｜作成・届出・記載事項を実務で確認するポイント

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

就業規則とは、労働時間や賃金、休日、服務規律、退職など、会社で働くうえでの共通ルールを定めたものです。

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成だけでなく、労働者代表からの意見聴取、労働基準監督署への届出、労働者への周知まで行う必要があります。

従業員が増えて初めて作成する会社では、何を書けばよいのか、パートやアルバイトも10人に含まれるのか、労働組合がなければ誰から意見を聞くのか、といったところで迷いやすいものです。

また、すでに就業規則がある会社でも、法改正や実際の運用とのずれによって見直しが必要になることがあります。

この記事では、就業規則の作成・届出・記載事項の基本から、意見書、周知、10人未満の事業場、不利益変更まで、経営者や人事労務担当者が実務で確認しておきたいポイントを順番に解説します。

• 就業規則の作成義務が発生する事業場の考え方
• 絶対的・相対的・任意記載事項の違い
• 意見聴取から労基署への届出、周知までの手続き
• 就業規則の効力や変更時に注意すべきポイント

就業規則とは｜作成・届出・記載事項の基本

まず押さえたいのは、就業規則は単に会社のルールを書き並べた文書ではないという点です。

一定規模以上の事業場には法律上の作成・届出義務があり、記載すべき事項も労働基準法で定められています。

さらに、適切に周知された就業規則は労働契約の内容にも関わります。

ここでは、誰に作成義務があるのか、何を記載するのか、労働契約とはどのような関係にあるのかという基本から整理します。

常時10人以上の事業場は作成義務がある

労働基準法第89条では、 常時10人以上の労働者を使用する事業場 について、使用者に就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務付けています。

就業規則を変更した場合も、原則として同様に届出が必要です。

ここで特に注意したいのが、10人という人数を 会社全体ではなく事業場単位で判断する ことです。

たとえば、本社に8人、独立した支店に5人いる会社であれば、単純に会社全体を13人として判断するのではなく、それぞれの事業場ごとに常時使用する労働者数を確認するのが基本です。

正社員だけを数えるわけではありません。

パートタイマー、アルバイト、契約社員なども、常時使用する労働者であれば人数に含めて判断します。

短時間勤務だから除外するという扱いではありません。

店舗や営業所が形式上分かれていても、著しく小規模で独立性がなく、労務管理も上位の事業場と一体的に行われている場合などは、実態を踏まえた判断が必要になることがあります。

複数拠点を運営している会社では、単純に所在地だけで切り分けないことも重要です。

就業規則については、作成して終わりではありません。

作成・届出・周知 を一連の実務として考える必要があります。

作成義務があるにもかかわらず必要な対応をしていなければ、労働基準法上の問題となり、罰則の対象となる可能性もあります。

絶対的必要記載事項は必ず定める

就業規則には、会社が自由に好きな項目だけを書けばよいわけではありません。

労働基準法第89条では記載事項が定められており、その中でも すべての就業規則に必ず記載しなければならないもの を、一般に絶対的必要記載事項と呼びます。

大きく整理すると、労働時間関係、賃金関係、退職関係の3つです。

たとえば労働時間について「1日8時間勤務」とだけ書いていても、始業・終業時刻や休日など必要な内容が抜けていれば十分とはいえません。

シフト制や交替制を採用している会社であれば、実際の勤務の仕組みを踏まえて規定する必要があります。

賃金についても同様です。

基本給だけではなく、賃金の締切日や支払日、計算方法などを明確にしておきます。

固定残業代を導入している会社では、就業規則の賃金規定と雇用契約書、給与計算の運用が一致しているかも重要です。

固定残業代を設けている場合の具体的な確認事項は、 固定残業代の適法要件と就業規則の書き方 でも詳しく解説しています。

また、退職に関する事項には 解雇の事由も含まれます 。

懲戒解雇、普通解雇、定年、自己都合退職など、会社で想定される終了場面を整理したうえで規定することが重要です。

相対的必要記載事項は定めがあれば記載

相対的必要記載事項とは、 会社としてその制度やルールを設けるのであれば就業規則への記載が必要になる事項 です。

すべての会社が必ず制度を設けなければならない、という意味ではありません。

代表的な相対的必要記載事項には、次のようなものがあります。

• 退職手当に関する事項
• 賞与など臨時の賃金や最低賃金額に関する事項
• 食費や作業用品など労働者に負担させる事項
• 安全衛生に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 災害補償や業務外の傷病扶助に関する事項
• 表彰や制裁に関する事項
• その他すべての労働者に適用される事項

実務上、特に確認しておきたいのが、 懲戒、休職、退職金など会社独自の制度 です。

これらはトラブルが起こったときに初めて規定不足に気付くことが少なくありません。

たとえば、従業員が長期間の私傷病で働けなくなったとき、法律上当然に「6か月休職させる」という制度が存在するわけではありません。

休職制度を設けるのであれば、対象者、休職事由、休職期間、復職手続き、期間満了時の扱いなどを会社として設計する必要があります。

休職制度については、 休職の就業規則の規定と実務上のポイント で、規定内容を具体的に整理しています。

中小企業では、規程を作った当時には存在しなかった手当や制度が、その後の運用で追加されているケースもあります。

実際の給与明細や社内制度と就業規則を照らし合わせ、現在の運用が規則に反映されているか確認すると、記載漏れを見つけやすくなります。

任意記載事項は自社の実態に合わせる

絶対的必要記載事項や相対的必要記載事項以外にも、法令や労働協約に反しない範囲で会社独自の事項を就業規則に定めることができます。

こうした項目が任意記載事項です。

たとえば、企業理念、服務規律の詳細、パソコンや社用車の利用ルール、情報管理、副業・兼業などについて、自社の実態に応じて規定することが考えられます。

私が就業規則を確認するときも、法定の記載事項が入っているかだけを見るわけではありません。

実際に会社で起こりそうな場面で、担当者が判断できる規定になっているか を重視します。

たとえば「会社の秩序を乱してはならない」とだけ定めても、SNSへの情報投稿、顧客情報の持ち出し、ハラスメント、無断欠勤、会社備品の利用といった具体的な問題に対応しにくいことがあります。

一方で、あらゆる行動を細かく禁止すればよいわけでもありません。

規定を増やしすぎると運用しづらくなり、会社自身が守れていないルールが積み上がってしまいます。

副業・兼業についても、会社として許可制にするのか届出制にするのか、本業への支障や競業、情報漏えいをどのように管理するのかを検討したうえで規定します。

副業規定がない場合の考え方は、 就業規則に副業禁止が書いていない場合の判断 でも整理しています。

厚生労働省のモデル就業規則を使う場合も、任意記載事項は自社の業種、従業員構成、労働時間制度、過去に起きた労務トラブルなどを踏まえて調整することが大切です。

就業規則と労働契約の効力関係

就業規則と雇用契約書の内容が違う場合に、どちらが優先されるのかは実務でもよく質問を受けます。

労働契約法第7条では、合理的な労働条件を定めた就業規則を労働者に周知している場合、その就業規則で定める労働条件が労働契約の内容となるという基本的な考え方が定められています。

また、就業規則で定める基準を下回る労働条件を個別の労働契約で定めても、その部分については就業規則の基準が適用されることがあります。

たとえば、就業規則では基本給25万円とする基準があるのに、個別契約で20万円と定めれば、就業規則との関係を確認する必要があります。

反対に、特定の従業員との契約で30万円と定めているからといって、就業規則を理由に当然25万円まで下げられるわけではありません。

さらに、就業規則は法令や労働協約に反することはできません。

就業規則に書いてあるというだけで、その内容が常に有効になるわけではない点は重要です。

就業規則、雇用契約書、実際の運用の3つを一致させること が、労務管理では非常に大切です。

規程では9時始業なのに実際は8時30分から朝礼をしている、規程にない手当を長年支給している、といったずれは後のトラブルにつながります。

就業規則とは｜作成・届出・記載事項の実務

就業規則の内容が整ったら、次は作成・変更の手続きを進めます。

会社が案を作成しただけでは完了ではありません。

過半数代表者などから意見を聴き、意見書を添付して労働基準監督署へ届け出、その後、実際に労働者が確認できる状態にします。

特に、過半数代表者の選出や周知は形式だけになりやすい部分です。

ここからは、実務担当者が手続きを進める順番に沿って確認します。

労働者代表から意見を聴取する

就業規則を作成または変更するときは、労働基準法第90条に基づき、労働者側から意見を聴かなければなりません。

事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合から意見を聴きます。

過半数労働組合がない場合は、 労働者の過半数を代表する者 から意見を聴きます。

ここで重要なのが、会社が都合のよい従業員を代表者として指名することは適切ではないという点です。

過半数代表者は、就業規則について意見を述べる代表者を選ぶことを労働者に明らかにしたうえで、投票、挙手など、労働者側の意思に基づく方法で選出する必要があります。

また、労働基準法上の管理監督者に該当する者は、原則として過半数代表者にはできません。

実務では、社内メールや掲示などで候補者を募り、信任投票や挙手などを行い、いつ・どのような方法で選出したのかを記録として残しておくとよいでしょう。

意見聴取は同意を得る手続きではない

もう一つ重要なのが、労働基準法上求められているのは 意見を聴くこと であって、原則として就業規則について労働者代表の同意を得ることではないという点です。

労働者代表から反対意見が出たからといって、それだけで就業規則を届け出られなくなるわけではありません。

反対意見がある場合も、その内容を記載した意見書を添付して届出を行うことになります。

ただし、「同意が不要なら意見は無視してよい」ということではありません。

特に労働条件を不利益に変更する場合には、労働者への説明や労使間でどのような協議を行ったかが、後に変更の合理性を判断する事情の一つとなります。

意見書を添えて労基署へ届け出る

労働者代表から意見を聴いたら、その内容を記載した意見書を作成し、就業規則とともに所轄の労働基準監督署へ届け出ます。

一般的には、次の書類を準備します。

• 就業規則本体
• 就業規則（変更）届
• 労働者代表の意見書

変更の場合も基本的な流れは同じです。

変更箇所を整理し、労働者代表から意見を聴いたうえで届け出ます。

就業規則は原則として事業場単位で届出を行いますが、複数の事業場で一定の条件を満たす場合には、本社から一括して届け出られる仕組みもあります。

また、e-Govなどを利用した電子申請にも対応しています。

なお、労働基準監督署が就業規則を受理したことと、 規定内容のすべてについて法的な有効性が保証されたことは同じではありません。

実際の紛争では、法令との関係、周知状況、個別の労働契約、不利益変更の合理性などが別途問題になります。

意見書の様式や最新の電子申請方法などは変更される可能性がありますので、届出時には厚生労働省や所轄労働基準監督署の最新案内を確認してください。

就業規則はすべての労働者へ周知する

就業規則で意外と抜けやすいのが 周知 です。

労働基準法第106条では、就業規則を労働者に周知することが求められています。

労働基準監督署へ届け出たからといって、自動的に労働者への周知が完了するわけではありません。

代表的な周知方法としては、次のような方法があります。

• 各労働者へ書面で交付する
• 職場の見やすい場所へ掲示する
• いつでも閲覧できる場所に備え付ける
• 社内イントラネットや共有フォルダ等で確認できる状態にする

ポイントは、 従業員が知ろうと思えば、いつでも内容を確認できる状態になっていること です。

たとえば、就業規則のデータが社長のパソコンだけに保存されていて、従業員が見るには毎回社長へ依頼しなければならない状態では、適切な周知といえるか問題になります。

パートタイマー用就業規則や賃金規程、育児・介護休業規程などを別規程にしている場合には、それらについても対象となる労働者が確認できる状態にしておきましょう。

実務では、共有フォルダに最新版を保存し、更新時に従業員へ通知する方法が管理しやすい会社もあります。

紙で備え付ける場合も、古い版が残ったままにならないよう、改定日と施行日を管理することが重要です。

10人未満でも就業規則は作成できる

常時使用する労働者が10人未満の事業場には、労働基準法第89条による就業規則の作成・届出義務はありません。

しかし、 10人未満だから就業規則を作らない方がよいという意味ではありません。

むしろ少人数の会社ほど、社長や担当者がその都度判断しているケースが多く、従業員が増えたときに過去の個別対応との整合性が取れなくなることがあります。

たとえば、次のような問題です。

• 無断欠勤を繰り返した場合にどのように対応するのか
• 私傷病で長期間働けない場合に休職させるのか
• 副業をどの範囲まで認めるのか
• 退職の申出は何日前までとするのか
• 懲戒処分にはどのような種類があるのか

こうした問題は、従業員が9人なら起こらず10人になった瞬間に発生する、というものではありません。

特に、懲戒、休職、服務規律、情報管理などは、問題が発生した後に新しくルールを作って過去の行為へ適用することが難しいため、早い段階で整理しておく価値があります。

また、就業規則の作成義務がない会社であっても、採用時の労働条件明示義務までなくなるわけではありません。

労働条件通知書や雇用契約書については、就業規則の有無とは別に適切な対応が必要です。

就業規則を変更するときの手続き

就業規則は一度作成したら終わりではありません。

法律の改正や会社の制度変更、勤務形態の変更などに合わせて見直す必要があります。

たとえば、次のような場面では改定を検討します。

• 始業・終業時刻や休日制度を変更した
• 新しい手当を導入した
• 固定残業代制度を変更した
• 休職制度を新しく設けた
• 副業・兼業のルールを変更した
• 育児・介護休業に関する法改正があった
• 雇用形態が増えて既存規則では対応できなくなった

変更時も、基本的には新規作成時と同じ流れで進めます。

実務で注意したいのは、規程だけ変更して実際の運用が変わっていないケースと、反対に運用だけ先に変えて規程が古いままになっているケースです。

たとえば、新しい手当を数年前から支払っているのに賃金規程に記載がない、始業時間を変更したのに就業規則は以前の時間のまま、といった状態です。

私は就業規則を見直す際、規程本文だけではなく、雇用契約書、給与明細、勤怠の運用、会社が実際に使っている申請書類なども確認するようにしています。

就業規則と現場の運用を一致させること が重要だからです。

また、厚生労働省のモデル就業規則も法改正などに応じて更新されます。

以前作成した規則を長期間見直していない会社では、最新の法令と整合しているか定期的に点検しておくと安心です。

不利益変更には合理性が求められる

就業規則を変更するときに特に慎重な検討が必要なのが、労働者にとって労働条件が不利になる変更です。

労働契約法では、使用者が労働者と合意することなく、就業規則の変更だけを理由として一方的に労働条件を不利益に変更することは原則として認められていません。

ただし、変更後の就業規則を労働者に周知し、その変更が合理的なものである場合には、就業規則の変更によって労働条件が変更されることがあります。

合理性については、一般に次のような事情を総合的に考慮して判断されます。

• 労働者が受ける不利益の程度
• 労働条件を変更する必要性
• 変更後の内容が相当なものか
• 労働組合等との交渉や説明の状況
• その他の事情

したがって、 意見聴取をして労働基準監督署へ届け出れば、不利益変更が当然に有効になるわけではありません。

実務では、なぜ変更が必要なのか、どの程度の不利益が生じるのか、経過措置や代替措置を設けられないかなどを整理し、従業員へ十分に説明したうえで進めることが重要です。

たとえば手当を廃止する場合でも、翌月から突然ゼロにする方法と、一定期間をかけて段階的に見直す方法では、労働者が受ける影響や説明のしやすさが異なります。

不利益変更については、個々の事情によって法的評価が大きく変わります。

単にモデル就業規則の文言を入れ替えるような対応ではなく、変更の必要性や影響を具体的に検討することが重要です。

就業規則とは｜作成・届出・記載事項のまとめ

就業規則とは、労働時間、賃金、休日、服務規律、退職など、会社で働くための共通ルールと労働条件を定めるものです。

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成、労働基準監督署への届出、労働者への周知が必要です。

正社員だけではなく、パートやアルバイトなども含めて人数を確認し、原則として事業場単位で判断します。

記載事項については、必ず書かなければならない絶対的必要記載事項、制度を設ける場合に記載する相対的必要記載事項、会社の実態に応じて定める任意記載事項に整理すると分かりやすくなります。

作成や変更の際には、過半数労働組合または適切に選出された過半数代表者から意見を聴き、意見書を添えて届け出ます。

そのうえで、従業員がいつでも確認できるように周知して初めて、実際の労務管理に使える状態になります。

10人未満の事業場であっても、懲戒、休職、服務規律などのルールを明確にしておくことには大きな意味があります。

従業員が増えてから慌てて作成するよりも、自社の実態に合わせて早めに整備しておく方が運用しやすいケースもあります。

厚生労働省の モデル就業規則 は作成時の参考になりますが、あくまでモデルです。

労働時間制度、賃金体系、休職、懲戒などは会社ごとに異なるため、そのまま使用するのではなく自社の実態に合わせて調整してください。

また、就業規則に関する法律や行政手続きは改正されることがあります。

正確な情報は公式サイトをご確認ください。

労働基準法や労働契約法の条文については、 e-Gov法令検索の労働基準法 などで最新の内容を確認できます。