労働条件通知書とは？２０２４年４月改正の明示事項を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

労働条件通知書とは、会社が労働者を採用するときに、賃金や労働時間、休日、就業場所などの労働条件を明示するために交付する書類です。

正社員だけではなく、パート・アルバイトや契約社員などを雇う場合にも必要になります。

特に注意したいのが2024年4月の改正です。

就業場所・業務の変更の範囲が新たな明示事項となり、有期契約では更新上限、無期転換申込機会、無期転換後の労働条件についても確認が必要になりました。

中小企業では、以前から使っている雇用契約書や労働条件通知書をそのまま使い続けているケースがあります。

採用時には書類を交付していても、現在の明示事項を満たしていないことがあるため、ひな形そのものを定期的に見直すことが大切です。

この記事では、労働条件通知書に何を書けばよいのか、2024年4月改正で何が変わったのか、雇用契約書との違いや電子交付の方法まで、会社側の実務を中心に整理します。

労働者の方が「書かれていた条件と実際の条件が違う」と感じた場合の確認方法についても解説します。

• 労働条件通知書で明示する基本的な事項
• 2024年4月改正で追加された4つの明示事項
• 雇用契約書との違いと兼用するときの注意点
• 電子交付や明示漏れがあった場合の対応

労働条件通知書とは｜2024年4月改正の明示事項

まずは、労働条件通知書そのものの役割と、採用時に会社が明示しなければならない労働条件を整理します。

すべてを同じ方法で明示するわけではなく、原則として書面が必要な事項と、会社に制度がある場合に明示する事項を分けて考えると理解しやすくなります。

労働条件通知書の対象と交付義務

使用者は、労働契約を締結するときに、労働者へ賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければなりません。

根拠となるのが 労働基準法第15条 です。

この労働条件の明示を書面で行うために一般的に使われているのが労働条件通知書です。

対象になるのは正社員だけではありません。

パート、アルバイト、契約社員、日雇いなど、労働契約を結んで働く労働者について基本的に必要です。

派遣労働者については、雇用関係を結んでいる派遣元が労働条件を明示します。

「小さな会社だから不要」「1人だけのパート採用だから口頭でよい」という扱いにはなりません。

就業規則の作成義務は事業場の労働者数によって変わりますが、 労働条件の明示義務は就業規則の作成義務とは別の話 です。

また、求人票や求人サイトに労働条件を書いているから、それだけで採用時の労働条件通知書が不要になるわけでもありません。

求人段階で示す募集条件と、実際に本人と締結する労働契約の内容は分けて管理する必要があります。

私は採用時の書類を確認するとき、まず「求人票」「就業規則」「労働条件通知書・雇用契約書」の内容が一致しているかを見ます。

書類ごとに勤務時間や賃金、手当の名称が違うと、入社後のトラブルにつながりやすいためです。

書面で必要な絶対的明示事項

労働条件には、会社が制度を設けているかどうかにかかわらず、必ず明示しなければならない事項があります。

一般に 絶対的明示事項 と呼ばれます。

その中でも、主要な事項については原則として書面を交付して明示します。

2024年4月以降は、変更の範囲や有期契約の更新上限なども含めて確認する必要があります。

特に実務で確認したいのが、労働時間と賃金です。

「月給25万円」とだけ記載するのではなく、基本給、各種手当、賃金締切日、支払日など、本人が自分の給与を確認できる内容にします。

固定残業代を導入している場合には、通常の賃金との区分や対象となる時間数なども明確にしておくことが重要です。

固定残業代については、 固定残業代の適法要件と就業規則・雇用契約書の書き方 でも詳しく解説しています。

また、就業規則に詳しいルールを書いている場合でも、労働条件通知書には本人の労働条件が分かる形で記載することが基本です。

「詳細はすべて就業規則による」とだけ書いて終わらせるのではなく、少なくとも法律上必要な明示事項が確認できる状態にしてください。

定めがある場合の相対的明示事項

労働条件には、会社にその制度や定めがある場合に明示しなければならない事項もあります。

一般に 相対的明示事項 と呼ばれるものです。

代表的な内容は次のとおりです。

相対的明示事項は「会社にその定めがなければ明示しなくてもよい」という意味です。

逆にいえば、就業規則などで制度を定めているのであれば、労働者にその内容を明らかにする必要があります。

中小企業では、昔から使っている就業規則には休職制度や懲戒規定がある一方、採用時の説明では全く触れていないことがあります。

労働条件通知書だけを単独で作るのではなく、 就業規則や賃金規程との整合性も確認する ことが大切です。

パート・有期雇用の追加明示事項

パートタイム労働者や有期雇用労働者を採用するときは、労働基準法上の明示事項だけを確認して終わりではありません。

パートタイム・有期雇用労働法により、雇入れ時には追加で次の事項を文書の交付等により明示する必要があります。

ここでいう「賞与の有無」などは、必ず賞与や退職金を支給しなければならないという意味ではありません。

制度が「あるのか、ないのか」を本人に明らかにする趣旨です。

たとえば、賞与を制度として設けていないのであれば「賞与：なし」と明示します。

業績等によって支給する可能性がある制度であれば、実際の規程と整合する形で記載します。

相談窓口についても、「相談窓口あり」とだけ書くより、担当部署や担当者、連絡方法など、労働者が実際に相談できる情報を示しておく方が実務的です。

パート採用では、勤務時間の書き方にも注意してください。

「9時から15時」とだけ書かれていて、休憩時間や勤務日数、シフトの決め方が分からない契約書は実際によくあります。

所定労働時間は社会保険や雇用保険、有給休暇などの判断にも関係するため、契約段階で明確にしておくことが重要です。

パートだから簡単な紙1枚でよい、口頭で説明すればよい、という考え方は避けてください。

むしろ勤務日数や契約更新などが人によって異なるパート・有期雇用ほど、個別の条件を明確にしておく必要があります。

労働条件通知書とは｜2024年4月改正後の明示事項

2024年4月1日から、労働条件明示のルールが改正されました。

ポイントは、すべての労働者に関係する「就業場所・業務の変更の範囲」と、有期契約労働者に関係する「更新上限」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」です。

ここからは、4つの追加事項を実務でどのように確認すればよいかを見ていきます。

就業場所・業務の変更範囲

2024年4月改正で、会社側の対応として特に確認しておきたいのが 就業場所と業務の変更の範囲 です。

従来から雇入れ直後の就業場所や業務を明示する必要はありましたが、現在はそれに加えて、将来の配置転換などによって変更される可能性がある範囲も明示します。

ここで大事なのは、ひな形の文言をそのままコピーするのではなく、 実際に会社が予定している配置転換の範囲を書くこと です。

全国転勤がない会社なのに「会社の定めるすべての事業所」としたり、職種限定で採用するのに「会社の定めるすべての業務」としたりすると、採用時の説明と書面の内容がずれることがあります。

反対に、実際には将来的な異動があり得るにもかかわらず「変更なし」と記載してしまうと、後の配置転換で問題になる可能性があります。

テレワークを行う可能性がある会社も、就業場所の範囲を確認します。

自宅その他のテレワーク場所を就業場所として予定しているのであれば、その運用が労働条件通知書や社内規程と整合しているか確認しておくと安心です。

2024年4月改正を理由として、改正前から働いているすべての無期契約労働者へ直ちに労働条件通知書を再発行しなければならないというものではありません。

ただし、新規採用、有期契約の更新、契約内容の変更などの場面では、現在の明示ルールに対応した書式を使うようにしてください。

有期契約の更新上限と明示方法

契約社員や有期パートなど、期間を定めて雇用する場合には、2024年4月から 更新上限の有無と内容 についても明示が必要になりました。

更新上限とは、通算契約期間や契約更新の回数に上限を設定することです。

たとえば「契約は更新する場合がある。

通算契約期間は5年を上限とする」「更新回数は4回を上限とする」といったルールを設けている場合には、その内容を本人が確認できるようにします。

ここで注意したいのは、 契約を更新するかどうかの判断基準と、更新上限は別の情報 だという点です。

「契約更新あり」とだけ書いても、更新上限が設定されているのであれば十分ではありません。

反対に、更新上限がない場合には、その前提で使用する書式を整理します。

さらに重要なのが、最初の契約を結んだ後になってから更新上限を新たに設けたり、既存の更新上限を短縮したりする場合です。

この場合には、 変更する理由をあらかじめ労働者へ説明する必要があります。

たとえば、これまで更新回数に上限がなかった従業員について、次回更新から突然「あと1回で終了」とするような運用は慎重に判断しなければなりません。

有期契約の更新は、書類上の形式だけではなく、これまでの更新回数や会社側の説明、実際の運用などもトラブル時の重要な確認材料になります。

更新上限を見直す場合には、労働条件通知書だけを書き換えるのではなく、変更理由と説明方法までセットで検討してください。

無期転換申込機会と転換後の条件

有期契約では、無期転換ルールへの対応も重要です。

無期転換ルールとは、同一の使用者との間で有期労働契約が更新され、 通算契約期間が5年を超えた場合に、労働者の申込みによって期間の定めのない労働契約へ転換できる制度 です。

無期転換は、5年を経過した瞬間に自動的に正社員へ変わる制度ではありません。

一定の要件を満たして無期転換申込権が発生し、労働者が申し込むことで無期契約への転換につながります。

2024年4月からは、無期転換申込権が発生する契約更新のタイミングごとに、次の2点を明示する必要があります。

一度申込権が発生した後も、有期契約のままさらに更新する場合には、対象となる更新のタイミングごとに明示を確認します。

また、無期転換後の労働条件として、賃金、勤務時間、勤務地、業務内容などがどうなるのかを明らかにします。

実務で誤解されやすいのが、 無期転換と正社員登用は同じではない という点です。

契約期間が無期になることと、正社員と同一の職務・賃金・待遇になることは別の問題です。

有期契約の更新事務を担当者の記憶だけに任せると、通算契約期間や無期転換申込権の発生時期を見落としやすくなります。

私は、有期契約者については契約開始日、更新日、更新回数、通算契約期間、無期転換の対象時期を一覧で管理することをおすすめしています。

雇用契約書との違いと兼用方法

労働条件通知書と雇用契約書は似ていますが、役割が異なります。

実務では、2つを別々に作るのではなく、 労働条件通知書兼雇用契約書 として1つの書類にまとめる会社も多くあります。

兼用すること自体に問題があるわけではありません。

ただし、名前を「雇用契約書」にしただけで労働基準法上の明示義務を満たしたことにはならないため、必要な明示事項がすべて入っているかを確認します。

兼用書式にするのであれば、会社側が労働条件を通知する部分と、本人が内容を確認して合意する部分が分かるように設計すると実務上管理しやすくなります。

採用時によくあるのが、就業規則では基本給と固定残業手当を分けているのに、雇用契約書では月給総額だけが書かれているケースです。

また、求人票では勤務地限定として募集していたのに、契約書には全国転勤を想定した変更範囲が入っていることもあります。

書類ごとに正しい内容を書くことだけではなく、 採用から入社後まで同じ労働条件を一貫して説明できる状態にすること が重要です。

書面・電子交付とテンプレート

労働条件の主要な明示事項は、原則として書面を交付して明示します。

ただし、労働者本人が希望した場合には、FAXや電子メールなどによって明示することも認められています。

電子メール等を利用する場合には、 本人が受け取った内容を出力して書面を作成できること が必要です。

実務で最も扱いやすいのは、労働条件通知書や雇用契約書をPDFにして本人のメールアドレスへ送信し、受領を確認する方法でしょう。

SNSのメッセージ機能などを利用できる場合もありますが、内容が途中で切れたり、後から保存できなくなったりする運用はおすすめできません。

採用書類は入社後も確認する可能性があるため、本人と会社の双方が保存できる形式にしておく方が安心です。

労働条件通知書を一から作る必要はありません。

厚生労働省では、一般労働者用、短時間労働者用、派遣労働者用などのモデル労働条件通知書を公開しています。

ひな形を探している場合は、 厚生労働省のモデル労働条件通知書 を確認してください。

ただし、モデル様式をダウンロードして会社名を入れれば完成というわけではありません。

自社の就業規則、賃金制度、異動範囲、契約更新の運用などに合わせて内容を調整する必要があります。

また、公式のモデル様式自体が制度改正に合わせて更新されることがあります。

以前保存したWordファイルを何年も使い続けるのではなく、採用書式を見直す際には公式サイトから最新版を確認してください。

明示漏れや条件が違う場合の対応

労働条件を明示しなかった場合や、本来書面で明示すべき事項を口頭だけで済ませた場合には、労働基準法違反となる可能性があります。

労働条件の明示義務違反については、 30万円以下の罰金の対象となる場合があります。

会社側としては、「本人とは口頭で話していたから問題ない」と考えず、法定の明示事項を適切な方法で残すことが必要です。

さらに、明示された労働条件と実際の労働条件が事実と異なる場合には、労働基準法第15条により、労働者が直ちに労働契約を解除できる場合があります。

就業するために転居していた場合には、法令上の要件を満たせば、帰郷に必要な旅費の負担が会社側に生じることもあります。

会社側で条件の記載ミスに気付いた場合には、曖昧なまま勤務を続けてもらうのではなく、本人へ事情を説明し、正しい条件を確認したうえで必要な書面を整えることが重要です。

会社が一方的に労働条件を不利益に変更できるとは限らないため、「誤記だったので今日からこの条件です」と処理しないよう注意してください。

一方、労働者側で「聞いていた条件と違う」と感じた場合には、まず次の資料を整理しておくと確認しやすくなります。

• 労働条件通知書
• 雇用契約書
• 求人票や求人サイトの募集画面
• 採用時のメールやメッセージ
• 面接時の説明内容を記録したメモ
• 就業規則や賃金規程
• 給与明細や勤怠記録

そのうえで会社の人事・労務担当者へ確認し、解決しない場合には、労働基準監督署や都道府県労働局などの相談窓口を利用する方法もあります。

労働条件通知書は単なる入社手続きの紙ではありません。

会社と労働者が「どの条件で働くのか」を確認する重要な記録です。

会社側も労働者側も、交付したら終わりではなく、内容を保存しておくことをおすすめします。

労働条件通知書とは｜2024年4月改正の明示事項まとめ

労働条件通知書とは、採用時に賃金、労働時間、休日、就業場所などの労働条件を労働者へ明示するための書類です。

正社員だけが対象ではなく、パート、アルバイト、契約社員などを含め、労働者を雇用するときには労働条件の明示が必要です。

2024年4月改正では、特に次の4点が重要になりました。

このうち、就業場所・業務の変更の範囲はすべての労働契約の締結時と有期契約の更新時に確認する事項です。

更新上限、無期転換申込機会、無期転換後の労働条件は、有期契約の状況に応じて確認します。

また、パート・有期雇用労働者では、昇給、賞与、退職手当の有無や相談窓口など、別途明示が必要となる事項もあります。

会社側の実務としては、採用のたびにゼロから考えるより、 労働条件通知書兼雇用契約書のひな形を現在の制度に合わせて整え、雇用形態ごとのチェックリストを作っておく と漏れを防ぎやすくなります。

特に有期契約については、契約更新のたびに更新上限や無期転換申込権の状況を確認できる仕組みにしておくことが大切です。

そして、書類だけを整えても、求人票、面接時の説明、就業規則、実際の働き方がバラバラでは意味がありません。

採用時から入社後まで、同じ労働条件を一貫して説明できる状態をつくることが、労使トラブルを防ぐうえで最も重要です。

2024年4月改正の詳細については、 厚生労働省の労働条件明示ルール改正情報 も確認してください。