年５日の年次有給休暇とは？対象者・数え方・罰則を実務で確認

こんにちは。

もりおか社会保険労務士事務所、社会保険労務士の川熊です。

2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者について、会社には基準日から1年以内に5日以上の年次有給休暇を確実に取得させる義務があります。

この制度は単に「有給を5日与えておけばよい」というものではありません。

労働者が実際に取得した日数を確認し、5日に達していなければ会社が時季を指定して取得させる必要があります。

実務では、パートや管理監督者も対象になるのか、半休は何日として数えるのか、本人が取得を拒否したらどうするのか、育児休業や退職がある場合はどう扱うのか、といったところで迷いやすい制度です。

この記事では、年5日の取得義務について、対象者、カウント方法、時季指定、管理簿、罰則から特殊なケースまで、人事・労務担当者が実際に管理できる形で整理します。

• 年5日の取得義務の対象となる労働者
• 自主取得・計画的付与・半休の数え方
• 会社による時季指定と管理簿の実務
• 未取得者・育休者・退職予定者への対応

年5日の年次有給休暇の取得義務とは

まず、年5日の年次有給休暇について、制度が始まった時期、対象者、管理期間、5日への算入方法を整理します。

特に重要なのは、単純に「有給の残日数が10日あるか」を見る制度ではなく、基準日に新たに何日の法定年休が付与されたかを確認する制度だという点です。

年5日の取得義務はいつから始まったか

年5日の年次有給休暇の確実な取得は、 2019年4月1日から施行された制度 です。

働き方改革関連法による労働基準法の改正によって設けられました。

それ以前も年次有給休暇そのものは労働基準法に定められていましたが、労働者が自分から申請しなければ、結果としてほとんど取得しないまま1年が終わるケースもありました。

そこで、一定の労働者については、労働者から申請がなくても、使用者側が取得状況を確認し、必要に応じて取得時季を指定する仕組みが設けられています。

この制度には大企業と中小企業で施行時期を分ける猶予措置は設けられず、 企業規模にかかわらず2019年4月から適用 されています。

中小企業の労務相談では、「5日分を付与しているから問題ないですよね」と確認されることがありますが、ここは意味が違います。

年次有給休暇を10日付与したことだけでは足りず、そのうち少なくとも5日を実際に取得していることが必要です。

また、年5日はあくまで法律上確保しなければならない最低ラインです。

「会社では有給を5日しか取れない」という意味ではありません。

労働者に残日数があり、通常の年次有給休暇の取得要件を満たすのであれば、年5日を超える取得も当然にあり得ます。

会社としては「5日取れば終わり」という制度ではなく、年次有給休暇全体の取得環境を整備したうえで、その最低限として5日を確実に取得させる制度だと理解しておくとよいでしょう。

年5日の取得義務の対象となる労働者

対象となるのは、 その基準日に法定の年次有給休暇が10日以上付与される労働者 です。

正社員かパートか、役職者か一般社員かという名称だけで判断するものではありません。

管理監督者や有期雇用労働者であっても、法定の年次有給休暇が10日以上付与されれば対象になります。

通常の労働者の場合、原則として雇入れの日から6か月継続勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤すると10日の年次有給休暇が発生するため、この最初の10日付与から対象になります。

パートタイマーは特に注意が必要です。

週所定労働時間が30時間未満で、かつ週所定労働日数が4日以下などの場合には比例付与となりますが、勤続年数が長くなると付与日数が10日に到達する場合があります。

たとえば週4日勤務の比例付与対象者は、一定の勤続年数に達すると10日以上の付与となり、その時点から年5日の取得義務の対象になります。

週3日勤務でも、さらに勤続期間が長くなれば10日以上となる場合があります。

具体的な勤続年数ごとの付与日数は、 有給の付与日数を一覧で確認できる社労士の実務解説ガイド で詳しく整理しています。

たとえば今年の新規付与が8日で、前年度から4日繰り越して合計12日保有している場合でも、新規付与が10日未満であれば、その付与について年5日の時季指定義務の対象にはなりません。

実務では残日数の合計だけを見るのではなく、「今回の基準日に何日付与したか」を別項目で管理することが大切です。

基準日からいつまでに5日取得させるか

年5日の取得義務は、原則として 年次有給休暇を10日以上付与した日である基準日から1年以内 に履行します。

たとえば4月1日入社の労働者について、法定どおり6か月後の10月1日に10日を付与したのであれば、10月1日から翌年9月30日までに合計5日以上取得させることになります。

中途採用者が多い会社では、入社日が一人ずつ異なるため、基準日も一人ずつ異なります。

この状態でExcelだけを使って管理していると、誰がいつまでに5日取得しなければならないのか分からなくなることがあります。

会社が法定日より早く年次有給休暇を付与している場合も注意が必要です。

たとえば4月1日の入社日にいきなり10日を付与する制度であれば、その4月1日から年5日取得義務の管理が始まるのが基本です。

つまり、会社独自に有給休暇を早く使えるようにすること自体は労働者に有利な制度ですが、 10日以上を前倒しで付与すると、年5日の管理開始時期も前倒しになる 点までセットで考えなければなりません。

また、入社日がバラバラな会社では、法定の付与日を後ろにずらさないことを前提に、毎年4月1日などへ基準日を統一する斉一的取扱いを検討することがあります。

基準日を統一すると一覧管理はかなりしやすくなりますが、前倒し付与によって取得義務の期間が重複する場合には別途計算が必要になることもあります。

単純に「全員4月1日に変更」と処理するのではなく、移行時の付与日と年5日の管理期間まで確認してください。

自主取得と計画的付与の日数の数え方

会社が必ず5日すべてを時季指定しなければならないわけではありません。

年5日の判定では、主に次の3つの方法による取得を合算します。

• 労働者が自ら申請して取得した年次有給休暇
• 労使協定による計画的付与で取得した年次有給休暇
• 使用者が時季指定して取得させた年次有給休暇

この合計が5日に達すれば、年5日の取得義務を満たします。

たとえば、労働者が自ら3日取得しているのであれば、会社が時季指定によって取得させる必要があるのは残り2日です。

計画的付与で3日、本人からの申請で2日取得している場合には合計5日となるため、会社による追加の時季指定は不要です。

さらに重要なのが、 すでに5日以上取得している労働者に対して、年5日の義務を理由として会社がさらに時季指定する必要はなく、時季指定義務に基づく指定をすることもできない という点です。

年5日の制度は、会社に新たな5日分の休暇を付与する権限を与えた制度ではありません。

本人取得分などを含めて不足している日数だけを補う制度です。

なお、計画的付与そのものには労使協定など別の手続きがあります。

詳しい導入方法は 有給休暇の計画的付与とは？導入手続きと注意点を実務で確認 で整理しています。

前年度から繰り越された年次有給休暇を実際に取得した場合については、その取得日数も年5日の取得実績として取り扱うことができます。

対象者かどうかを判断するときの「10日以上」と、実際に取得した「5日」のカウントは分けて考えるのがポイントです。

半休と時間単位年休のカウント方法

半日単位の年次有給休暇と時間単位の年次有給休暇は、年5日の取得義務との関係で取扱いが異なります。

半日単位の年次有給休暇は、0.5日として年5日に算入できます。

たとえば、1日単位の年休を4日、半日休を2回取得していれば、4日＋0.5日＋0.5日で合計5日となります。

本人が自ら半日年休を取得した場合だけでなく、会社が時季指定をする際に本人から半日単位での取得希望を聴き、それに沿って半日単位で時季指定する取扱いも考えられます。

たとえば1日8時間勤務の労働者が、時間単位年休を合計40時間取得していたとしても、「5日分取得したから年5日の義務達成」とすることはできません。

時間単位年休は労使協定を締結することによって年5日の範囲内で利用できる別の仕組みですが、年5日の確実な取得義務では算入対象外です。

ここは勤怠システムの設定でも間違いやすいところです。

有給の「取得時間数」だけを合計して5日分へ自動換算する設定になっていると、法定の年5日判定とずれる可能性があります。

年休残日数の計算と、年5日取得義務へ算入できる日数の計算は、別項目として管理できるようにしておくと安全です。

年5日の年次有給休暇を確実に取得させる実務

制度の基本を理解したら、次は会社側の運用です。

年5日の義務は、年度末に未取得者を見つけて慌てて休ませるより、基準日、取得状況、残り期間を定期的に確認する仕組みを作ることが重要です。

ここからは、本人が取得を拒否する場合、会社の時季指定、管理簿、罰則、育休や退職などの特殊ケースを順番に確認します。

本人が有給取得を拒否した場合の対応

年5日の取得義務について実際によくあるのが、「本人が休みたくないと言っているので、会社としてはどうしようもないのでは」という相談です。

結論として、 本人が取得を希望しないことだけを理由に、会社の年5日取得義務がなくなるわけではありません。

年5日の確実な取得は使用者に課された義務です。

本人から自発的な申請がなく、取得日数が5日に届かないのであれば、会社は必要な日数について時季指定を行い、実際に休暇を取得させる必要があります。

単に「○月○日を有給に指定しました」と通知するだけでも十分ではありません。

指定した日に本人が通常どおり出勤し、会社もその労務提供を受け入れて賃金を支払ったのであれば、実際に年次有給休暇を取得したことにはなりません。

とはいえ、本人の希望を無視して一方的に日付を決めればよいわけでもありません。

会社が時季指定するときは、事前に本人の意見を聴く必要があります。

実務では、「休んでください」とだけ伝えるより、残りの取得必要日数と期限を本人に示したうえで、「○月から○月の間で取得できる日を2日選んでください」と希望を聞く方法が運用しやすいでしょう。

現場の管理職にも、「本人がいらないと言ったから未取得のままでよい」という扱いはできないことを共有しておく必要があります。

特に繁忙部署では、従業員本人よりも管理職側が休暇取得を遠慮させてしまうことがあります。

人事部だけが制度を把握していても、部署単位で取得できなければ意味がありません。

会社としては、未取得者を早めに把握し、業務の引継ぎや代替要員を含めて取得できる環境を作るところまでが実務上の管理になります。

会社が時季指定するときの手続き

会社が年次有給休暇の時季を指定する場合には、まず労働者の取得状況を確認し、5日に不足する日数を把握します。

そのうえで、 時季を指定する前に労働者本人の意見を聴取し、その意見を尊重するよう努める ことが求められます。

意見聴取の方法については、必ず対面で面談しなければならないというものではありません。

会社の運用に応じて、面談、申請書、メール、勤怠システム、取得計画表などを利用できます。

時季指定の実務フロー

1. 対象者と基準日を把握する
2. 本人取得分と計画的付与分を確認する
3. 5日に不足する日数を計算する
4. 本人から希望日を聴取する
5. 希望を尊重して取得日を指定する
6. 実際に取得したことを確認する
7. 年次有給休暇管理簿へ記録する

私が実務でおすすめするのは、基準日から1年が終わる直前まで待たないことです。

たとえば基準日から6か月程度経過した時点で一度取得状況を確認し、さらに9〜10か月程度経過したところで未達者を再確認します。

この時点で残り1日や2日であれば、本人の希望を聞きながら無理なく取得日を設定できます。

また、使用者による時季指定を実施する場合には、休暇に関する事項として、対象となる労働者の範囲や時季指定の方法などを就業規則へ適切に規定する必要があります。

特に常時10人以上の労働者を使用し、労働基準法上の就業規則作成・届出義務がある事業場では、就業規則と実際の時季指定方法が一致しているか確認してください。

制度を運用するときは、人事担当者だけが判断できる仕組みにするより、管理職へ「残り何日・いつまで」という情報を共有し、部署単位で休める日を調整できるようにしておくと運用が安定します。

年次有給休暇管理簿の作成と保存

年5日の取得義務とセットで重要になるのが、年次有給休暇管理簿です。

使用者は、労働者ごとに 時季、日数、基準日 を明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、所定の期間保存する必要があります。

厚生労働省の現行の案内では、年次有給休暇を与えた期間中およびその期間満了後 3年間保存 する取扱いが示されています。

実際の会社運用では、この3項目だけでは年5日の管理がしにくいため、入社日、今回付与日数、繰越日数、取得日数、5日へ算入できる日数、残日数、取得期限なども併せて管理しておくと便利です。

特に「有給残日数」と「年5日に算入できる取得日数」は同じものではありません。

時間単位年休は残日数を減らしますが年5日には算入できないため、単純に有給残高だけを見ても義務を達成しているか判断できないからです。

年次有給休暇管理簿は紙でなければならないわけではありません。

必要なときに確認・出力できる状態であれば、勤怠システムなどを使った管理も可能です。

また、労働者名簿や賃金台帳と合わせて調製することもできます。

ただし、システムに入っているから安心とは限りません。

私が実務で確認するときは、基準日の設定、半休の換算、時間単位年休の除外、前年度繰越分の処理まで確認します。

管理簿の具体的な作り方や記載事項は、 年次有給休暇管理簿とは？作り方・記載事項・保存期間を実務で確認 で詳しく解説しています。

5日取得できなかった場合の罰則

対象となる労働者に年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法第39条第7項違反として、 30万円以下の罰金 が科される可能性があります。

ここで特に注意したいのは、厚生労働省の解説上、違反は 対象労働者1人につき1罪として取り扱われる とされていることです。

つまり、未達者が1人だけの場合と、多数の対象者について一斉に取得させていなかった場合とでは、会社が抱えるリスクの大きさが変わります。

また、使用者が時季指定を行う場合に必要な就業規則の規定が整備されていないケースでも、就業規則に関する労働基準法第89条との関係で問題になる場合があります。

もっとも、実際の労働基準監督署による監督では、違反が確認されたら直ちにすべて刑事罰という単純な流れではありません。

厚生労働省の解説でも、監督指導においては原則として是正に向けた指導を行い、改善を図る考え方が示されています。

だからといって「最初は指導だから放置してよい」と考えるのは危険です。

年5日の取得状況は管理簿や勤怠記録から確認できるため、複数年にわたって同じ未達が続いていたり、多数の対象者について制度自体を運用していなかったりすると、会社として説明が難しくなります。

また、会社が時季を指定しただけで実際には取得していなければ義務を果たしたことにはなりません。

必要なのは、 基準日から1年以内に実際に年次有給休暇を5日以上取得していること です。

法令上の罰則額や監督行政の運用は改正される可能性もありますので、正確な情報は公式サイトをご確認ください。

入退社や産休育休がある場合の扱い

年5日の取得義務で特に判断が難しいのが、中途入社、退職予定者、産前産後休業や育児休業がある労働者です。

入社日がバラバラの場合

中途採用者が多い会社では、労働者ごとに基準日が違っていても問題ありません。

原則として、それぞれの労働者について10日以上の法定年休が付与された基準日から1年間を管理します。

たとえば4月1日入社なら原則10月1日、7月15日入社なら原則翌年1月15日というように基準日がずれていきます。

従業員数が増えるほど管理負担も大きくなるため、法定より不利にならないよう前倒しすることを前提として、全社の基準日を一定の日に統一する運用も検討できます。

入社時に10日以上を前倒し付与する場合

会社独自の制度として、入社日に10日の年次有給休暇を付与するケースもあります。

この場合、原則としてその 10日以上に達した日から年5日の取得義務がスタート します。

法定の基準日より早く付与すること自体は労働者に有利な取扱いですが、会社側では取得義務の起算日も早くなることを忘れないようにしてください。

産前産後休業・育児休業から復帰する場合

産前産後休業や育児休業などによって、年5日の管理期間の一部について勤務していない場合もあります。

休業中はそもそも労働義務が免除されているため、その休業日を年次有給休暇として処理して帳尻を合わせることはできません。

一方、付与期間の途中で育児休業などから復帰した場合は、 原則として残りの付与期間で年5日の取得を確保する必要があります。

ただし、復帰後から付与期間満了までに残された労働日が、会社が取得させるべき残りの年休日数より少ないなど、実際に義務を履行することが不可能な場合には、その事情を踏まえた取扱いになります。

退職予定者の場合

退職予定者についても注意が必要です。

基準日に10日以上の年次有給休暇が付与され、年5日の取得義務が発生している場合、 退職予定だから当然に5日義務の対象外になるわけではありません。

また、基準日から退職日までが半年だから2.5日でよい、といった勤務期間による単純な比例按分をする取扱いでもありません。

退職の申出があった時点でまだ5日に達していなければ、会社はまず退職日までの取得可能日と取得済日数を確認し、原則として退職日までに必要な取得を確保できるよう調整します。

一方で、突然の退職などによって、退職日までの残りの労働日数そのものが不足し、会社にとって実際に取得させることが不可能な事情がある場合は、個別事情を踏まえた判断になります。

なお、労働者本人が退職前の残っている年次有給休暇を自ら請求する場合は、年5日の時季指定義務とは別に、通常の年次有給休暇の時季指定権や会社の時季変更権の問題もあります。

退職後の日へ時季変更することはできないため、退職直前の年休申請は特に慎重な対応が必要です。

休職、育児休業、退職、基準日の前倒しなどが重なるケースは一律に判断しにくいため、個別事情が複雑な場合の最終的な判断は専門家にご相談ください。

年5日の年次有給休暇を確実に管理する方法

年5日の年次有給休暇を確実に取得させるために最も大切なのは、年度末にまとめて対応することではなく、 対象者、基準日、取得期限、取得済日数を常に確認できる状態にしておくこと です。

私が会社の有給管理を見るときは、まず次の項目が一覧で確認できるかを見ます。

• 氏名
• 入社日
• 基準日
• 今回の付与日数
• 年5日義務の対象か
• 本人が取得した日数
• 計画的付与の日数
• 会社が時季指定した日数
• 5日に算入できる合計日数
• 取得期限

この一覧があれば、「誰がまだ3日しか取っていないのか」「誰の期限が来月なのか」がすぐ分かります。

実務では、基準日から6か月程度経過したところで一度チェックし、5日取得済みの人と未達の人を分けます。

さらに期限の2〜3か月前にもう一度確認し、残り1日や2日の人には具体的な取得希望日を聞きます。

この流れを毎月行うだけでも、期限直前に未取得者が大量に見つかる状況はかなり防ぎやすくなります。

特に注意したいのは、本人が自分から取るだろうと考えて放置することです。

年5日は会社側の義務なので、「取得を促した」「メールを送った」「本人に任せていた」だけでは、最終的に5日取得できていなければ管理として十分ではありません。

一方で、最初から会社が5日すべての日付を一方的に決める必要もありません。

通常は本人による自主取得を基本とし、途中で取得状況を確認し、不足分だけ時季指定する方が運用しやすいでしょう。

年5日の制度では、付与日数、取得日数、繰越、半休、時間単位年休、計画的付与、時季指定が一つの管理表に集まります。

だからこそ、人事担当者の記憶に頼る運用ではなく、勤怠システムや管理表を使って「期限が来る前に分かる仕組み」を作ることが重要です。

また、管理職には年5日の義務だけでなく、休む人が出ても業務が回る体制づくりまで共有しておくとよいでしょう。

取得直前になって「その日は人が足りない」という問題が続けば、結局は人事担当者だけでは解決できません。

年5日の年次有給休暇は、5日を数える制度というより、基準日ごとに取得状況を継続管理する制度 と考えると実務に落とし込みやすくなります。

なお、この記事で説明した法定日数、対象者、保存期間、罰則などは一般的な制度の整理です。

前倒し付与、分割付与、休職、育児休業、退職などが重なると個別判断が必要になることがあります。

制度改正や行政上の最新の取扱いについて、正確な情報は公式サイトをご確認ください。

会社ごとの就業規則や付与方法によって判断が変わるケースについては、最終的な判断は専門家にご相談ください。